کیس استادی شرکت سپاهان جارو

چالش‌های اولیه سپاهان جارو قبل از پیاده‌سازی سیستم ERP

• عدم یکپارچگی بین دپارتمان‌های مختلف مانند فروش، خدمات، تولید و انبار

• استفاده از سیستم‌های جزیره‌ای و دستی که منجر به خطا و دوباره‌کاری می‌شد

• نبود گزارش‌های تحلیلی و اطلاعات قابل اتکا برای تصمیم‌گیری سریع

• عدم وجود فرآیندهای مشخص برای گارانتی، خدمات پس از فروش و تولید سفارش‌محور

هدف از پیاده‌سازی Dynamics 365 در سپاهان جارو

• ایجاد ساختار یکپارچه برای تمامی بخش‌های سازمان

• بهبود سرعت و دقت در فرآیندهای تولید و خدمات

• امکان پیاده‌سازی فرآیند بارکدینگ برای کاهش خطا

• بالا بردن رضایت مشتریان با ردیابی دقیق گارانتی و خدمات پس از فروش

• فراهم‌سازی زیرساختی برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده

ماژول‌های پیاده‌سازی شده در پروژه Dynamics 365 سپاهان جارو

۱. ماژول فروش و بازاریابی

با هدف مدیریت دقیق سرنخ‌ها (Leads)، فرصت‌های فروش، کمپین‌های تبلیغاتی و سفارش‌های مشتریان، ماژول‌های فروش و بازاریابی به طور کامل سفارشی‌سازی شدند. امکان پیگیری کل چرخه فروش از جذب مشتری تا ارسال کالا فراهم شد.

۲. ماژول خدمات پس از فروش و مدیریت گارانتی

یکی از نقاط قوت پروژه، طراحی فرآیند هوشمند خدمات پس از فروش با تمرکز بر گارانتی محصولات بود. ثبت دقیق تاریخ شروع گارانتی، شرایط آن، خدمات انجام‌شده و هشدار برای پایان گارانتی، از مزایای کلیدی این ماژول است.

۳. ماژول تولید لوکال و پرون‌سپاری (Outsourcing)

در صنعت لوازم خانگی، بسیاری از قطعات به صورت پرون‌سپاری تولید می‌شوند. با پیاده‌سازی این دو ماژول، امکان ثبت دقیق سفارشات تولید لوکال و پیگیری فرآیندهای خارج‌سازمانی نیز فراهم شد. علاوه بر آن، گزارش‌های دقیق از مراحل تولید، کیفیت و زمان‌بندی به مدیریت ارائه می‌شود.

۴. ماژول انبار و بارکدینگ خودکار

برای افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی، فرآیند انبارداری به سیستم بارکد مجهز شد. ثبت خودکار ورود و خروج کالاها، انتقال بین انبارها و ردیابی دقیق قطعات، باعث بهبود چشمگیر در فرآیندهای لجستیک شد.

۵. ماژول کنترل کیفیت و نگهبانی

فرآیند کنترل کیفیت به صورت کاملاً خودکار و قابل پیگیری در سیستم تعریف شد. هر محصول قبل از خروج از کارخانه، مراحل تست و بررسی کیفیت را طی می‌کند. همچنین ماژول نگهبانی برای کنترل تردد و امنیت فیزیکی واحدهای تولیدی به سیستم افزوده شد.

۶. هماهنگی و ادغام کامل بین بخش‌ها با استفاده از گردش‌کارها (Workflow)

یکی از ویژگی‌های کلیدی Dynamics 365، قابلیت طراحی گردش‌کارهای پویا و انعطاف‌پذیر برای هر فرآیند سازمانی است. در سپاهان جارو، از این قابلیت به بهترین شکل بهره‌برداری شد. برای مثال، پس از ثبت یک سفارش فروش، گردش‌کار به‌صورت خودکار سفارش را به انبار منتقل کرده، بعد از آن به تولید ارجاع می‌دهد و در نهایت با تأیید کنترل کیفیت، فاکتور نهایی تولید می‌شود. این هماهنگی نه تنها زمان تحویل را کاهش داد بلکه میزان خطاهای سیستمی و انسانی را به حداقل رساند.

مزایا:

• کاهش دوباره‌کاری‌ها

• افزایش شفافیت در پیگیری مراحل کاری

• اطلاع‌رسانی لحظه‌ای به کاربران مربوطه از طریق نوتیفیکیشن‌ها

۷. یکپارچه‌سازی با دستگاه‌های بارکد خوان و چاپگرهای صنعتی

در این پروژه، سیستم Dynamics 365 به‌صورت کامل با دستگاه‌های بارکد خوان صنعتی و چاپگرهای لیبل ادغام شد. این ادغام، ورود و خروج کالا از انبار، بررسی کیفیت و حتی کنترل نگهبانی را سریع‌تر، دقیق‌تر و بدون دخالت انسانی انجام می‌دهد.

ویژگی‌های پیاده‌سازی:

• اسکن سریع کدهای کالا و قطعات

• چاپ خودکار لیبل‌های گارانتی و انبار

• رهگیری کالا از تولید تا فروش

۸. داشبوردهای مدیریتی برای تصمیم‌گیری استراتژیک

برای مدیران سپاهان جارو، گزارش‌های ساده و دقیق از وضعیت فروش، تولید، انبار و گارانتی حیاتی بود. در این راستا، ما داشبوردهایی طراحی کردیم که به صورت لحظه‌ای اطلاعات کلیدی را در قالب نمودار و جدول نمایش می‌دهند. این داشبوردها باعث افزایش توان تحلیلی و سرعت تصمیم‌گیری مدیران شد.

مهم‌ترین داشبوردها:

• نمودار روند فروش بر اساس ماه و منطقه

• گزارش گارانتی‌های نزدیک به پایان

• گزارش کیفیت محصولات برگشتی

• مقایسه موجودی انبار و تولید بر اساس سفارشات باز

۹. آموزش و استقرار با موفقیت کامل

یکی از مراحل کلیدی در موفقیت این پروژه، آموزش کارکنان شرکت سپاهان جارو بود. تیم ما با برگزاری جلسات آموزشی حضوری، راهنماهای ویدیویی، مستندات فارسی و ارائه پشتیبانی حضوری و آنلاین، اطمینان حاصل کرد که کارکنان در تمامی سطوح سازمان به راحتی از سیستم استفاده کنند.

روش‌های آموزش:

• آموزش حضوری در محل کارخانه

• آموزش تصویری برای کارمندان فروش و انبار

• ارائه راهنمای گام‌به‌گام برای فرآیندها

• پشتیبانی آنلاین در ساعات کاری

۱۰. نتایج قابل اندازه‌گیری پس از پیاده‌سازی Dynamics 365

پس از گذشت شش ماه از پیاده‌سازی کامل، نتایج زیر به دست آمد:

• کاهش ۴۵٪ خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات

• افزایش ۳۵٪ بهره‌وری واحد تولید

• کاهش ۶۰٪ زمان پاسخ‌گویی به مشتریان در خدمات پس از فروش

• افزایش ۵۰٪ رضایت مشتریان نسبت به دوره قبل

• تسریع در فرآیند تحویل کالا به میزان ۴۰٪

این آمارها نشان می‌دهند که پیاده‌سازی یک سیستم ERP حرفه‌ای و متناسب با نیازهای سازمان، می‌تواند تحولی بنیادین در عملکرد کسب‌وکارها ایجاد کند.

۱۱. مزایای رقابتی ایجاد شده برای سپاهان جارو

پس از پیاده‌سازی کامل Microsoft Dynamics 365، شرکت سپاهان جارو با چندین مزیت رقابتی مهم روبه‌رو شد که توانست جایگاه خود را در بازار ارتقا دهد. این مزایا شامل بهبود رضایت مشتری، افزایش سرعت واکنش به بازار، کاهش هزینه‌ها و ارتقای سطح کنترل کیفیت بود.

برخی از مزایای رقابتی کلیدی:

• دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان و تاریخچه خرید و خدمات آن‌ها

• افزایش دقت در موجودی انبار و برنامه‌ریزی تولید

• پاسخ سریع‌تر به نیازهای بازار به دلیل گزارش‌های لحظه‌ای

• توانایی مدیریت چند شعبه یا واحد سازمانی به‌صورت متمرکز

۱۲. انعطاف‌پذیری بالا در توسعه ماژول‌ها با توجه به نیازهای شرکت

یکی از نقاط قوت Dynamics 365، انعطاف‌پذیری بالای آن برای توسعه ماژول‌ها و شخصی‌سازی فرآیندهاست. در پروژه سپاهان جارو، به دلیل ماهیت خاص خط تولید و تنوع محصولات، بسیاری از ماژول‌ها کاملاً بومی‌سازی شدند. این بومی‌سازی با استفاده از افزونه‌های سفارشی، اسکریپت‌های اختصاصی و تعریف دقیق Business Rules انجام شد.

سفارشی‌سازی‌های انجام‌شده:

• فیلدهای سفارشی در فرم‌های فروش و تولید

• فرآیند تایید خودکار براساس نوع مشتری و میزان سفارش

• تعریف Role-Based Security برای کنترل سطح دسترسی کاربران

• طراحی فرم‌های اختصاصی برای ثبت خرابی‌ها و تعمیرات گارانتی

۱۳. تجربه پشتیبانی و توسعه مداوم پس از استقرار

کار ما با استقرار سیستم پایان نیافت. پشتیبانی مداوم، رفع اشکالات، آموزش به کارکنان جدید و توسعه ماژول‌های تازه جزئی از تعهد ما در این پروژه بود. سیستم با نیازهای روز شرکت تطبیق داده می‌شود و در برابر تغییرات محیطی مقاوم است.

خدمات پس از استقرار:

• بروزرسانی دوره‌ای سیستم و پایگاه داده

• پاسخگویی آنلاین به مشکلات کاربران در ساعات کاری

• مانیتورینگ عملکرد سیستم و پیشنهاد بهبود

• توسعه ماژول‌های جدید با توجه به بازخورد کاربران

۱۴. آینده سیستم ERP در سپاهان جارو

سپاهان جارو اکنون زیرساختی دیجیتال و مدرن برای توسعه پایدار در اختیار دارد. در آینده، امکان اتصال سیستم Dynamics 365 به پلتفرم‌های BI مانند Power BI، توسعه اپلیکیشن‌های موبایل برای کارمندان خدمات پس از فروش و حتی اتصال به وب‌سایت فروش آنلاین در برنامه قرار دارد.

برنامه‌های آینده:

• یکپارچه‌سازی با Power BI برای گزارش‌گیری پیشرفته

• طراحی اپ موبایل برای خدمات میدانی

• اتصال به سیستم فروشگاه آنلاین برای ثبت سفارش مستقیم مشتریان

• راه‌اندازی سیستم CRM پیشرفته برای مدیریت تجربه مشتری

۱۵. جمع‌بندی نهایی: تجربه‌ای موفق از تحول دیجیتال

پیاده‌سازی Microsoft Dynamics 365 در شرکت سپاهان جارو نه‌تنها باعث بهبود فرآیندهای داخلی شد، بلکه سطح رضایت مشتریان را به شکل چشم‌گیری افزایش داد. مدیریت بهتر منابع، سرعت بالای تصمیم‌گیری و گزارش‌گیری دقیق، تنها بخشی از نتایج مثبت این پروژه هستند. این تجربه نشان می‌دهد که با انتخاب صحیح فناوری و تیم مجری توانمند، می‌توان هر کسب‌وکاری را به سطحی نوین از عملکرد رساند.

پرسش‌های متداول (FAQs)

۱. چرا نسخه On-Premise به‌جای Cloud انتخاب شد؟

سپاهان جارو به‌دلیل حساسیت‌های امنیتی و نیاز به کنترل کامل روی داده‌ها، ترجیح داد از نسخه On-Premise استفاده کند.

۲. آیا امکان توسعه بیشتر ماژول‌ها در آینده وجود دارد؟

بله، سیستم به‌گونه‌ای طراحی شده که می‌توان ماژول‌های جدید را بدون محدودیت به آن افزود.

۳. آموزش کارکنان چگونه انجام شد؟

از طریق جلسات حضوری، ویدیوهای آموزشی و مستندات فارسی، کارکنان آموزش کامل دیدند.

۴. چقدر زمان برای پیاده‌سازی پروژه صرف شد؟

حدود ۵ ماه برای تحلیل، توسعه، تست، آموزش و استقرار نهایی زمان صرف شد.

۵. چه نرم‌افزارهایی با Dynamics 365 یکپارچه‌سازی شدند؟

دستگاه‌های بارکدخوان، چاپگرهای لیبل، سیستم‌های حسابداری داخلی و در آینده Power BI.