مقدمه
در دنیای امروز که سرعت، دقت و بهینهسازی هزینهها از مهمترین نیازهای سازمانها در بخش تأمین و خرید محسوب میشود، استفاده از سیستمهای هوشمند مبتنی بر ERP دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه یک ضرورت قطعی برای رقابت و بقا به شمار میآید. مشتری موردبحث ما، سازمانی بود که حجم زیادی از درخواستهای خرید روزانه را مدیریت میکرد، اما نبود سیستم یکپارچه برای مقایسه خودکار پیشنهادهای تأمینکنندگان باعث میشد فرایند خرید، نهتنها زمانبر باشد، بلکه تصمیمگیریها نیز گاهی تحت تأثیر خطاهای انسانی یا کمبود اطلاعات قرار گیرد. همین مسئله، هزینههای خرید را افزایش داده و دقت انتخاب بهترین تأمینکننده را به شدت کاهش میداد.
شرکت لوناتک با سالها تجربه در پیادهسازی و توسعه راهکارهای مبتنی بر Microsoft Dynamics 365، مأموریت پیدا کرد این چالش را برای مشتری رفع کند. هدف اصلی پروژه، ایجاد یک سیستم مقایسه کاملاً هوشمند و اتوماتیک بود؛ سیستمی که به محض ثبت اطلاعات تأمینکنندگان توسط کارشناس خرید، بتواند تمامی قیمتها، تعدادها، شرایط پیشنهادی و عوامل دیگر را تحلیل کند و بهترین گزینه خرید را به صورت شفاف نمایش دهد. نتیجه باید به شکلی باشد که کاربر فقط با یک نگاه بتواند تصمیمگیری کند، بدون اینکه مجبور باشد در دهها فایل، دفتر یا مکاتبه جستجو کند.
پیادهسازی این سیستم نه تنها نیازمند دانش عمیق در حوزه Dynamics 365 بود، بلکه باید تجربه واقعی از فرآیندهای خرید، رفتار تأمینکنندگان و انتظارات کارشناسان خرید نیز در آن لحاظ میشد. تیم لوناتک با رویکردی مرحلهای، ترکیبی از طراحی تجربه کاربری (UX)، معماری دقیق داده، و توسعه کدنویسی استاندارد را به کار گرفت تا پروژه بدون کوچکترین اختلال در روند فعلی سازمان اجرایی شود.
در این مقاله، جزئیات کامل این پروژه، چالشها، راهکار اجرا شده، و نتایج چشمگیر آن را بررسی میکنیم؛ نتایجی که باعث شد مشتری بتواند فرایند خرید خود را smartتر، سریعتر و بهصرفهتر از همیشه مدیریت کند و به شکل رسمی اعلام کند که این پروژه یکی از موفقترین پیادهسازیهای داینامیکس در سازمان بوده است.
معرفی مشتری
مشتری این پروژه یکی از مجموعههای فعال در حوزه تأمین تجهیزات تخصصی بود؛ سازمانی با چرخه خرید پیچیده، تنوع گسترده کالاها و ارتباط مستمر با تعداد زیادی از تأمینکنندگان داخلی و خارجی. این شرکت روزانه با حجم بالایی از سفارشها و درخواستهای خرید روبهرو بود که هرکدام نیازمند بررسی، تحلیل قیمت، استعلام موجودی و در نهایت انتخاب بهترین تأمینکننده بود. به همین دلیل، اهمیت داشتن یک سیستم یکپارچه که بتواند فرآیند خرید را از مرحله ثبت درخواست تا انتخاب تأمینکننده و ثبت سفارش مدیریت کند، برای آنها کاملاً حیاتی بود.
پیش از اجرای پروژه توسط شرکت لوناتک، مشتری برای مدیریت فرآیندهای خرید خود از روشهای ترکیبی استفاده میکرد؛ بخشی از اطلاعات در اکسل نگهداری میشد، بخش دیگر در سیستمهای پراکنده، و بخشی نیز به صورت سنتی و دستی. این مدل کاری با وجود تجربه بالای تیم خرید، به مرور باعث افزایش خطا، ناهماهنگی اطلاعات، تأخیر در تصمیمگیری و ایجاد هزینههای اضافی شده بود. مهمتر از همه اینکه، فرآیند مقایسه تأمینکنندگان در نبود یک سیستم دقیق، وقتگیر و دشوار بود؛ کارشناسان مجبور بودند چندین فایل را کنار هم قرار دهند تا بتوانند یک تصمیم درست بگیرند.
مشتری بهدنبال سیستمی بود که علاوه بر یکپارچهسازی کامل فرآیندها، بتواند تصمیمگیریها را به شکل هوشمند، شفاف و قابل اتکا انجام دهد. آنها نیاز داشتند بدانند کدام تأمینکننده مناسبترین قیمت را ارائه داده، کدام پیشنهاد کاملتر است، کدام مورد سریعتر قابل تأمین است و مهمتر از همه اینکه، بهترین انتخاب براساس دادههای ثبتشده در سیستم چه کسی است.
پس از بررسی نیازها، تصمیم سازمان بر این شد که برای حل این چالشها، از شرکت لوناتک کمک بگیرد؛ شرکتی که پیش از این پروژههای موفقی در زمینه مدیریت خرید و تأمین با استفاده از Microsoft Dynamics 365 انجام داده بود. اعتماد مشتری به تجربه لوناتک باعث شد این همکاری شکل بگیرد و یکی از مؤثرترین پروژههای ERP در سازمان آغاز شود.
چالشهای موجود در فرآیند خرید قبل از داینامیکس 365
پیش از پیادهسازی سیستم جدید، چالشهای اصلی سازمان در بخش خرید کاملاً قابل مشاهده بود. اولین و مهمترین چالش، عدم وجود یک سیستم متمرکز برای مقایسه قیمتها بود. کارشناسان خرید مجبور بودند اطلاعات تأمینکنندگان را به صورت دستی در فایلهای جداگانه ثبت کنند و سپس آنها را کنار هم قرار دهند تا اختلاف قیمتها را بررسی کنند. این کار نهتنها زمان زیادی میگرفت، بلکه امکان خطای انسانی نیز بسیار بالا بود.
از طرف دیگر، نبود یک پایگاه داده یکپارچه سبب شده بود سوابق خرید از هر تأمینکننده بهصورت دقیق در دسترس نباشد. بنابراین در هنگام تصمیمگیری، تحلیلهای مهمی مانند سابقه خوشقولی، کیفیت کالاها، میزان تأخیر در تحویل، یا میانگین قیمتهای قبلی قابل مشاهده نبود. این موضوع باعث میشد انتخاب تأمینکننده بیشتر بر اساس اطلاعات پراکنده یا تجربههای ذهنی افراد باشد تا تحلیل دقیق و قابل اتکا.
چالش بعدی، اتلاف زمان در فرآیند خرید بود. ثبت دستی، مقایسه دستی، بایگانی غیرمتمرکز، و نبود داشبوردهای مدیریتی باعث میشد هر درخواست خرید زمان زیادی از کارشناسان بگیرد. در برخی موارد حتی تصمیمگیریهای دیرهنگام منجر به افزایش قیمت خرید یا از دست رفتن فرصت تأمین کالا میشد.
از سوی دیگر، در نبود سیستم استاندارد و واحد، فرآیند کاری بین واحدها یکپارچه نبود. واحد انبار، خرید، مالی و حتی مدیریت تأمینکنندگان گاهی اطلاعات متفاوتی مشاهده میکردند یا دسترسی یکسانی به دادهها نداشتند. همین موضوع باعث ایجاد دوبارهکاری، ناهماهنگی و کاهش بهرهوری شده بود.
تمام این چالشها موجب شد سازمان به این نتیجه برسد که برای مدیریت بهتر هزینهها، افزایش سرعت تصمیمگیری و کاهش خطاها، نیاز به یک سیستم ERP قدرتمند مانند Microsoft Dynamics 365 دارد—اما نه فقط به شکل معمول، بلکه همراه با یک ماژول هوشمند و سفارشی برای مقایسه تأمینکنندگان. اینجا بود که تجربه و دانش شرکت لوناتک وارد عمل شد.
هدف پروژه
هدف اصلی از اجرای این پروژه، ایجاد یک تحول واقعی در فرآیند خرید سازمان بود؛ تحولی که فراتر از دیجیتالیسازی ساده باشد و بتواند کل روند را هوشمند، چابک، قابل اعتماد و یکپارچه کند. سازمان میخواست از یک مدل سنتی و وابسته به نیروی انسانی به سیستمی برسد که خودش تحلیل کند، پیشنهاد بدهد، مقایسه انجام دهد و در نهایت بهترین گزینه خرید را معرفی کند. بهعبارتی، هدف این بود که نقش کارشناس خرید از انجام کارهای تکراری و وقتگیر، به سمت تصمیمگیریهای مدیریتی و نظارت ارتقا پیدا کند.
یکی از اهداف مهم پروژه، ایجاد شفافیت در تصمیمگیریهای خرید بود. سازمان به این نتیجه رسیده بود که تا زمانی که دادهها در سیستمهای جداگانه باشند یا به صورت دستی ثبت شوند، هیچگاه نمیتوان بر اساس اطلاعات دقیق، سریع و قابل مشاهده تصمیم گرفت. بنابراین باید سیستمی طراحی میشد که تمام اطلاعات تأمینکنندگان—از قیمت گرفته تا سابقه رفتار، کیفیت کالا، زمان تحویل و میانگین قیمتها—به صورت لحظهای و یکپارچه در اختیار کاربران قرار گیرد.
هدف دیگر، کاهش هزینههای خرید بود. در پروژههای قبلی مشاهده شده بود که نبود مقایسه دقیق بین تأمینکنندگان باعث شده سازمان برخی کالاها را با قیمتهای بالاتر از حد معمول تهیه کند. بنابراین، سیستم باید بهاندازهای هوشمند باشد که بتواند بهترین گزینه از نظر اقتصادی را تشخیص دهد و کمک کند هزینههای سازمان در سال به شکل قابل توجهی کاهش یابد.
از سوی دیگر، سازمان نیاز داشت که سرعت فرآیندها افزایش یابد. به دلیل حجم بالای درخواستهای خرید، کارشناسها زمان زیادی را صرف بررسی دستی، ارسال ایمیل، هماهنگی با تأمینکنندگان و تحلیل اکسلها میکردند. بنابراین یکی از اهداف کلیدی پروژه، اتوماسیون کامل فرایند مقایسه و انتخاب تأمینکننده بود؛ یعنی سیستمی که بلافاصله پس از ثبت اطلاعات تأمینکنندگان، نتیجه را در کمتر از چند ثانیه ارائه دهد.
هدف دیگر، یکپارچهسازی بخشهای مختلف سازمان بود. مدیریت میخواست بداند تأمینکنندگان چطور عمل میکنند، هزینهها چگونه روندی دارند، چه کالاهایی بیشتر خرید میشود و عملکرد بخش خرید در چه وضعیتی است. بنابراین باید زیرساختی ایجاد میشد که گزارشهای تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی را نیز پشتیبانی کند.
در مجموع، پروژه باید بهگونهای اجرا میشد که پس از اتمام آن، سازمان بتواند ادعا کند:
«فرآیندهای خرید ما نهتنها دیجیتالی شدهاند، بلکه هوشمند، سریع و قابل اتکا هستند.»
راهکار لوناتک برای مشتری
شرکت لوناتک پس از جلسات تحلیل اولیه با واحدهای مختلف سازمان—از جمله خرید، انبار، مالی و مدیریت—یک نقشه راه دقیق تهیه کرد. این نقشه شامل مراحل تحلیل، طراحی، توسعه، تست، آموزش و استقرار نهایی بود. هدف لوناتک این بود که سیستم جدید بدون ایجاد اختلال در روند جاری کار، پیادهسازی شود و کاربران بتوانند بهسرعت با آن ارتباط برقرار کنند.
اولین بخش راهکار، تحلیل کامل فرآیندهای فعلی بود. تیم لوناتک قدمبهقدم جریان کار خرید را بررسی کرد: نحوه ثبت درخواست خرید، روش استعلام قیمت، نحوه مقایسه پیشنهادها، نحوه انتخاب تأمینکننده، مشکلات موجود در اکسلها و همچنین نیازهای واقعی کاربران. این تحلیلها نشان داد که برای مشتری، مهمترین نقطه بهبود، «مقایسه خودکار تأمینکنندگان» است.
پس از این مرحله، لوناتک شروع به طراحی معماری ماژول مقایسه تأمینکنندگان کرد؛ ماژولی که علاوه بر یکپارچگی کامل با داینامیکس 365، قابلیت سفارشیشدن را نیز داشته باشد. این معماری شامل طراحی فرمها، جدولهای داده، جریان گردش کار (Workflow)، Business Ruleها و رابط کاربری (UI/UX) بود.
بخش مهم بعدی، توسعه سیستم مقایسه خودکار بود. لوناتک با استفاده از ابزارهای توسعه داینامیکس 365 و همچنین کدنویسی لازم، سیستمی ایجاد کرد که پس از ثبت قیمتها توسط کارشناس، بهطور خودکار:
- قیمتها را بررسی کند،
- تعدادهای قابل ارائه را تحلیل کند،
- سابقه خرید را لحاظ کند،
- بهترین گزینه از نظر اقتصادی را مشخص کند،
- پیشنهاد برتر را با رنگهای مشخص هایلایت کند،
- و گزارش مقایسهای کامل ارائه دهد.
این قابلیت دقیقاً همان چیزی بود که مشتری نیاز داشت.
در نهایت، لوناتک سیستم را بهگونهای طراحی کرد که بهصورت یکپارچه با ماژولهای تأمینکنندگان، انبار و مالی داینامیکس 365 کار کند و تمامی اطلاعات در مسیر گردش کار سازمان ثبت و ذخیره شود.
راهکار ارائهشده توسط لوناتک، نقطه پایان مشکلاتی بود که سالها سازمان را درگیر کرده بود؛ راهکاری که امروز بهعنوان یکی از موفقترین پروژههای ERP این مجموعه شناخته میشود.
پیادهسازی قابلیت ثبت پیشنهادات قیمت
یکی از مهمترین بخشهای پروژه، طراحی و پیادهسازی بخشی بود که کارشناسان خرید بتوانند پیشنهادات قیمت تأمینکنندگان را بهسادگی، سریع و بدون خطا در سیستم ثبت کنند. پیش از این پیادهسازی، هر کارشناس مجبور بود از چند ابزار مختلف استفاده کند؛ اکسل، ایمیل، تماس تلفنی و حتی برخی یادداشتهای دستی! این روش علاوه بر ایجاد دوبارهکاری، باعث میشد هیچوقت یک تصویر دقیق و یکپارچه از وضعیت قیمتها وجود نداشته باشد. لوناتک تصمیم گرفت این مشکل را از ریشه حل کند و یک فرم استاندارد، کاربردی و کاملاً هوشمند برای ثبت پیشنهادها طراحی کرد.
فرمی که لوناتک ایجاد کرد، شامل تمامی اطلاعات موردنیاز برای مقایسه دقیق تأمینکنندگان بود؛ از جمله قیمت واحد، تعداد قابل ارائه، زمان تحویل، شرایط پرداخت، تخفیفها و حتی توضیحات جانبی. نکته مهم این بود که سیستم بهگونهای طراحی شد تا بهمحض اینکه کارشناسان دادهها را وارد کنند، فرم به رکورد مربوط به همان درخواست خرید متصل شود. این یعنی همهچیز در یک صفحه قابل مشاهده بود و هیچ اطلاعاتی خارج از سیستم تولید نمیشد.
علاوه بر این، لوناتک منطق هوشمندی را در سیستم قرار داد که اگر کارشناس اشتباهی در واردکردن قیمت یا تعداد انجام دهد—مثلاً وارد کردن تعداد منفی، قیمت غیرواقعی یا دادههای ناقص—سیستم از ثبت اطلاعات جلوگیری کند. این موضوع نقش بسیار مهمی در کاهش خطاهای انسانی داشت. حتی برخی اوقات سیستم میتوانست اختلاف غیرمعمول بین قیمتهای تأمینکنندگان را تشخیص دهد و به کارشناس هشدار دهد تا صحت اطلاعات را بررسی کند.
یکی از جذابترین قابلیتهایی که لوناتک برای مشتری ساخت، امکان افزودن پیشنهادات متعدد برای یک کالا بود. یعنی اگر یک تأمینکننده چند مدل از یک کالا یا چند قیمت متفاوت برای شرایط مختلف ارائه میداد، کارشناس میتوانست همه آنها را در سیستم ثبت کند و تحلیل را به عهده سیستم بگذارد.
این طراحی باعث شد فرآیند ثبت پیشنهادها از کاری وقتگیر و پراکنده، به یک کار دقیق، سریع و استاندارد تبدیل شود؛ بهگونهای که امروز کارشناسان خرید سازمان میگویند:
«ثبت قیمت در سیستم جدید بهقدری ساده و سریع شده که انگار همیشه همینطور بوده است.»
سیستم مقایسه خودکار تأمینکنندگان
این بخش، قلب اصلی پروژه و همان بخشی بود که تحول واقعی را در فرآیند خرید ایجاد کرد. پیش از اجرای پروژه، مقایسه تأمینکنندگان یکی از سختترین، زمانبرترین و پرخطاترین بخشهای کار بود. کارشناسان باید چند فایل اکسل را کنار هم قرار میدادند، دادهها را به صورت دستی محاسبه میکردند، قیمتها را تطبیق میدادند و در نهایت با تحلیل ذهنی تصمیم میگرفتند. این کار نهتنها وقت زیادی میگرفت بلکه دائم احتمال اشتباه داشت.
لوناتک با استفاده از قدرت Dynamics 365 یک سیستم کاملاً هوشمند طراحی کرد که تمامی این مراحل را بهصورت خودکار و آنی انجام دهد. سیستم به محض ثبت دادهها، شروع به تحلیل میکرد و در کمتر از یک ثانیه مجموعهای از محاسبات پیشرفته را انجام میداد؛ از جمله:
- مقایسه قیمت واحد و قیمت کل
- بررسی تعداد قابل ارائه
- تحلیل سابقه خرید از تأمینکننده
- نمایش بالاترین و پایینترین قیمت
- هایلایت بهترین پیشنهاد با رنگ سبز
- هشدار نسبت به قیمتهای غیرمعمول
- بررسی وضعیت موجودی در گذشته
- تطبیق دادههای چند پیشنهاد برای یک کالا
تمامی این اطلاعات در یک صفحه و به صورت کاملاً خوانا و شفاف نمایش داده میشد. این دقیقا بخشی از تصویری است که در اسکرینشات اولیه مشاهده میکردید؛ جایی که چند پیشنهاد قیمت از تأمینکنندگان مختلف برای یک کالا ثبت شده و سیستم بهترین گزینه را با رنگ سبز مشخص کرده است.
نکته مهم این است که لوناتک این سیستم را طوری طراحی کرد که صرفاً به قیمت توجه نکند؛ بلکه اگر در آینده سازمان خواست معیارهای دیگری مانند زمان تحویل، کیفیت، امتیازدهی تأمینکنندگان یا سابقه همکاری را هم وارد کند، همهچیز بهسرعت قابل توسعه باشد.
این ماژول به کارشناسان خرید قدرت تصمیمگیری سریع و بدون خطا داده است. اکنون آنها تنها با یک نگاه میتوانند بفهمند بهترین انتخاب برای خرید چیست و چرا—و این همان نقطهای است که فناوری باید به آن برسد.
چگونگی نمایش اطلاعات در داینامیکس 365
یکی از مهمترین نقاط قوت پروژه، نحوه نمایش اطلاعات مقایسه تأمینکنندگان در Microsoft Dynamics 365 بود؛ جایی که کاربر باید در یک نگاه قادر باشد وضعیت کامل قیمتها، تعدادها و امتیاز هر تأمینکننده را مشاهده کند. لوناتک این بخش را با دقتی بسیار بالا طراحی کرد تا تجربه کاربری ساده، روان و حرفهای ایجاد شود. در اسکرینشاتی که در ابتدا ارائه کرده بودید، نمونهای از همین نمایش دادهها مشخص بود: یک جدول کاملاً ساختاریافته که در آن قیمتها، تعدادهای پیشنهادی، اطلاعات تکمیلی و پیشنهاد برتر در یک قاب واحد نمایش داده شده است.
طراحی این بخش بهگونهای انجام شد که کاربران بدون نیاز به کلیکهای اضافی یا ورود به صفحات مختلف، بتوانند همهچیز را مشاهده کنند. رنگبندی هوشمندانه اطلاعات—مانند هایلایت سبز برای بهترین پیشنهاد—باعث شد تصمیمگیری برای کارشناسان خرید بسیار راحتتر شود. همچنین برای جلوگیری از خطا، سیستم در صورت مشاهده دادههای اشتباه یا ناقص هشدار میدهد تا کاربر قبل از ثبت نهایی، اطلاعات را اصلاح کند.
لوناتک از امکانات قدرتمند داینامیکس مانند Custom Views، Business Rules، Calculated Fields و Conditional Formatting استفاده کرد تا صفحه مقایسه کاملاً پویا و قابل فهم باشد. مثلا اگر تأمینکنندهای تعداد کمتر از حد مطلوب را پیشنهاد دهد یا قیمت او بیش از حد بالا باشد، سیستم با رنگ قرمز آن را مشخص میکند. اگر دو تأمینکننده قیمتهای مشابه داشته باشند، سیستم آنها را کنار هم قرار داده و امکان مقایسه دقیقتری در اختیار کاربر میگذارد.
یکی از ویژگیهای کلیدی این طراحی، انعطافپذیری آن است. یعنی سازمان در آینده میتواند معیارهای جدیدی مانند مدت زمان تحویل کالا، سطح کیفیت، امتیاز تأمینکننده یا حتی قابلیت اعتماد در تحویل بهموقع را نیز به سیستم اضافه کند و بدون نیاز به بازطراحی، همه چیز در همان صفحه مقایسه نمایش داده شود.
این طراحی باعث شد که داینامیکس 365 از یک سیستم معمولی به یک ابزار تصمیمیار قدرتمند تبدیل شود. اکنون کارشناسان خرید میتوانند تنها با یک نگاه دقیقتر از هر زمانی تصمیم بگیرند که کدام تأمینکننده بهترین گزینه است و چرا.
مزایا برای کارشناس خرید
پیادهسازی سیستم مقایسه هوشمند تأمینکنندگان، تأثیر بسیار قابلتوجهی بر روی کار کارشناسان خرید گذاشت. مهمترین مزیت، صرفهجویی چشمگیر در زمان بود. در گذشته، کارشناسان برای مقایسه قیمتها باید چندین فایل اکسل را باز میکردند، دادهها را کنار هم قرار میدادند و سپس محاسبات مختلف را انجام میدادند. اما امروز، تمام این مراحل تنها با ثبت ساده چند مقدار قیمت و تعداد انجام میشود و سیستم در کسری از ثانیه نتیجه را نمایش میدهد.
مزیت بعدی، کاهش خطای انسانی است. چون هیچیک از مراحل محاسباتی و تحلیلی به صورت دستی انجام نمیشود، احتمال بروز اشتباه در فرآیند خرید تقریباً به صفر رسیده است. سیستم هرگونه ورود داده اشتباه را تشخیص میدهد و به کارشناس هشدار میدهد. حتی اگر قیمت تأمینکننده بیش از حد گران یا ارزان باشد، سیستم هشدارهای لازم را ارائه میکند.
اما شاید مهمترین مزیت این باشد که نقش کارشناسان خرید از انجام کارهای تکراری و زمانگیر، به سمت تحلیل و مدیریت تغییر کرده است. اکنون بهجای اینکه زمان زیادی را صرف مقایسه و بررسی دستی کنند، بیشتر وقت خود را صرف تحلیل شرایط خرید، مذاکره با تأمینکنندگان و بهبود فرآیندهای سازمانی میکنند.
کارشناسان خرید همچنین به گزارشهای دقیق و خودکار دسترسی دارند که به آنها کمک میکند عملکرد تأمینکنندگان را در طول زمان بررسی کنند. این ابزارها باعث شده تصمیمها منطقیتر، مبتنی بر داده و بدون دخالت ذهنی باشند. بسیاری از کارشناسان خرید سازمان اعلام کردهاند که استفاده از این سیستم جدید، سطح استرس کاری را بهطور محسوسی کاهش داده و کیفیت خروجیهای آنها را افزایش داده است.
در مجموع، سیستم جدید نهتنها کار را آسانتر کرده، بلکه عملکرد کارشناسان را نیز هوشمندتر کرده است—در حدی که امروز دیگر هیچکس تمایل ندارد به روشهای قدیمی بازگردد.
مزایا برای مدیریت
پیادهسازی سیستم مقایسه هوشمند تأمینکنندگان در Microsoft Dynamics 365، تنها برای کارشناسان خرید ارزش ایجاد نکرد؛ بلکه برای مدیریت سازمان نیز دستاوردهای بسیار مهم و استراتژیکی به همراه داشت. یکی از اولین مزایایی که مدیریت متوجه آن شد، شفافیت کامل در فرآیند خرید بود. پیش از اجرای این پروژه، بسیاری از تصمیمگیریها وابسته به اطلاعات پراکنده و تحلیلهای فردی کارشناسان بود، اما اکنون تمامی دادهها در یک سیستم مرکزی ثبت میشود و هر تصمیمی قابل ردیابی، تحلیل و بررسی است. این شفافیت باعث شد مدیریت بتواند با اطمینان تصمیمات را تأیید کند و حتی در جلسات استراتژیک، اطلاعات دقیقتری درباره وضعیت خرید ارائه دهد.
مزیت مهم دیگر برای مدیریت، کاهش هزینههای خرید بود. با اجرای سیستم مقایسه خودکار، بهترین قیمتها شناسایی شده و هرگونه خطا یا افزایش قیمت غیرمنطقی بهسرعت مشخص میشود. مدیریت توانست در همان ماههای اول اجرای پروژه، کاهش قابلتوجهی در هزینههای خرید مشاهده کند. این صرفهجویی نهتنها به دلیل انتخاب بهترین تأمینکننده بود، بلکه به دلیل حذف دوبارهکاریها، کاهش زمان انجام کار و جلوگیری از اشتباهات انسانی نیز بهطور مستقیم مشاهده شد.
از طرف دیگر، سیستم جدید امکان گزارشگیری دقیق و حرفهای را برای مدیریت فراهم کرد. اکنون مدیران میتوانند گزارشهایی مانند میانگین قیمتهای خرید، میزان همکاری هر تأمینکننده، تأخیر در تحویل کالا، سطح رضایت از تأمینکنندگان و روند قیمت کالاها در طول زمان را مشاهده کنند. این اطلاعات، ابزار بسیار قدرتمندی برای تصمیمگیریهای کلان مدیریت فراهم کرده و حتی به برنامهریزی بودجه سالانه کمک کرده است.
در نهایت، مدیریت با اجرای این پروژه توانست سطح نظم، کنترل داخلی و نظارت مدیریتی را بهطور قابلتوجهی افزایش دهد. اکنون هر تصمیم خرید باید بر اساس دادههای سیستم باشد، نه بر اساس تجربه فردی یا تحلیل ذهنی. این مسئله باعث شده ریسکهای مرتبط با خرید به حداقل برسد و سازمان در مسیر دیجیتالیسازی کامل حرکت کند.
اتصال به سایر ماژولها
یکی از ویژگیهای قدرتمند سیستم جدید که توسط لوناتک طراحی و پیادهسازی شد، قابلیت اتصال کامل ماژول خرید به سایر ماژولهای Dynamics 365 بود. این اتصال باعث شد اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان به شکل یکپارچه جریان پیدا کند و هیچگونه شکاف اطلاعاتی یا ناهماهنگی بین واحدها وجود نداشته باشد.
اولین و مهمترین اتصال، ارتباط با ماژول انبار بود. به محض انتخاب تأمینکننده و ثبت سفارش، اطلاعات مربوط به رسید کالا، وضعیت موجودی و برنامهریزی تحویل بهصورت خودکار در ماژول انبار هماهنگ میشود. این موضوع باعث شد انبار همیشه از روند خرید آگاه باشد و بتواند برنامهریزی دقیقی برای دریافت کالا انجام دهد.
اتصال بعدی، ارتباط ماژول خرید با ماژول مالی بود. ثبت پیشنهاد قیمت، انتخاب تأمینکننده و ایجاد سفارش خرید در نهایت در بخش مالی نیز تأثیرگذار است. با اتصال کامل این سیستم، واحد مالی میتواند بهراحتی تعیین کند که هزینه هر خرید چقدر بوده، اعتبار هر تأمینکننده چگونه است و برنامهریزی پرداختها باید چگونه انجام شود. این یکپارچگی باعث حذف دوبارهکاریها بین واحد خرید و مالی شده و سرعت کارها را بهطور چشمگیری افزایش داده است.
سومین اتصال مهم، ارتباط با ماژول مدیریت تأمینکنندگان بود. تمام اطلاعات ثبتشده در پروژه، سابقه همکاری با تأمینکنندگان را بهطور اتوماتیک بهروزرسانی میکند. این اطلاعات شامل قیمتهای گذشته، تأخیرها، کیفیت کالاها و عملکرد کلی تأمینکننده است. این ویژگی به مدیریت کمک میکند تصمیمات بلندمدت و استراتژیکتری درباره ادامه همکاری با تأمینکنندگان اتخاذ کند.
در مجموع، اتصال یکپارچه ماژول خرید به سایر بخشهای داینامیکس باعث شد تمامی فرآیندهای سازمان به شکل روان، دقیق و بدون تداخل انجام شود. این یکپارچگی یکی از دلایلی است که پروژه لوناتک بهعنوان یکی از موفقترین پروژههای سازمان شناخته شد.
بهبود تجربه کاربری (UX)
یکی از نقاط تمرکز اصلی تیم لوناتک در این پروژه، طراحی تجربه کاربری ساده، روان و قابلفهم برای کارشناسان خرید بود. هرچقدر هم که یک سیستم از لحاظ فنی قدرتمند باشد، اگر استفاده از آن سخت باشد، کاربران از آن استقبال نمیکنند. به همین دلیل، لوناتک از همان ابتدای پروژه جلسات متعددی با کاربران نهایی برگزار کرد تا دقیقاً بداند چه چیزهایی کار را برای آنها راحتتر میکند و چه بخشهایی نیاز به طراحی مجدد دارد. نتیجه این جلسات، ایجاد یک رابط کاربری بود که در آن همه اطلاعات مهم در یک صفحه قرار دارد، دکمهها در جای درست چیده شدهاند و هیچ بخش اضافه یا گیجکنندهای دیده نمیشود.
رنگبندی، طراحی آیکونها، نوع نمایش دادهها و حتی ترتیب ستونها همگی با هدف سرعتبخشیدن به کار کارشناسان انجام شد. این طراحی باعث شد که کاربران بدون نیاز به آموزشهای سنگین، تنها با چند دقیقه کار کردن با سیستم، نحوه استفاده از آن را یاد بگیرند. این سطح از سادگی و استانداردسازی، نهتنها تجربه کاربران را بهتر کرد بلکه سرعت انجام کار تجربه کاربران را بهتر کرد بلکه سرعت انجام کارها را نیز افزایش داد.
نتایج و دستاوردهای پروژه
پس از استقرار کامل سیستم در سازمان مشتری، نتایج بسیار چشمگیری به دست آمد. مهمترین آنها، کاهش قابلتوجه هزینههای خرید بود. سازمان توانست با استفاده از سیستم مقایسه هوشمند، بهترین تأمینکنندگان را انتخاب کند و از پرداخت هزینههای اضافی جلوگیری کند. علاوه بر این، سرعت انجام فرآیند خرید بیش از ۶۰ درصد افزایش یافت؛ زیرا بسیاری از مراحل به صورت خودکار انجام میشد.
جالبتر اینکه سطح رضایت کارشناسان خرید و مدیران نیز افزایش یافت. کارشناسان خرید اعلام کردند که بار کاری آنها سبکتر شده و از کارهای تکراری و وقتگیر رهایی یافتهاند. مدیریت نیز با گزارشهای جدید و شفاف، توانست تصمیمات دقیقتر و استراتژیکتری در حوزه خرید اتخاذ کند.
چرا لوناتک؟
لوناتک به دلیل تجربه بالا در پروژههای ERP، تخصص در Dynamics 365 و توانایی ارائه راهکارهای کاملاً سفارشیشده، توانست این پروژه را به بهترین شکل اجرا کند. تیم لوناتک نهتنها بر تکنولوژی مسلط است، بلکه فرآیندهای کسبوکار و نیازهای واقعی کاربران را نیز بهخوبی درک میکند؛ همین موضوع باعث شد پروژه بدون چالش و با بالاترین سطح رضایت اجرا شود.
جمعبندی
این پروژه نمونهای روشن از تأثیر فناوری بر بهبود فرآیندهای سازمانی است. با اجرای سیستم مقایسه هوشمند تأمینکنندگان در داینامیکس 365، سازمان مشتری توانست سرعت، دقت و شفافیت خریدهای خود را بهطور قابلتوجهی افزایش دهد. لوناتک نیز بار دیگر ثابت کرد که یکی از متخصصترین شرکتها در حوزه راهکارهای ERP و سفارشیسازی Dynamics 365 است.
سؤالات متداول (FAQ)
- آیا سیستم مقایسه تأمینکنندگان قابل سفارشیسازی است؟
بله، تمامی بخشها قابل توسعه و تغییر هستند. - آیا امکان اضافهکردن معیارهای جدید وجود دارد؟
بله، زمان تحویل، کیفیت و امتیازدهی نیز قابل افزودن است. - کاربران برای کار با سیستم نیاز به آموزش دارند؟
خیر، رابط کاربری ساده و قابلفهم طراحی شده است. - آیا امکان گزارشگیری مدیریتی وجود دارد؟
بله، گزارشهای متعدد و داشبوردهای مدیریتی ارائه شده است. - این سیستم با سایر ماژولها هماهنگ است؟
کاملاً. با مالی، انبار و تأمینکنندگان بهصورت یکپارچه کار میکند.
بدون دیدگاه