در دنیای امروز، کسبوکارهایی که به دنبال رشد، بهرهوری و تجربه بهتر مشتری هستند، به راهکارهای نرمافزاری یکپارچه نیاز دارند. یکی از شرکتهایی که با درایت به این مسیر گام نهاده، شرکت شیدکو است؛ تولیدکننده پیشرو تجهیزات آموزشی شامل وایتبرد و صندلیهای تخصصی. با هدف افزایش کارایی، هماهنگی بین بخشها و بهینهسازی فرآیندها، شیدکو تصمیم گرفت از راهکارهای Microsoft Dynamics 365 نسخه On-Premise استفاده کند.
ما در این پروژه با پیادهسازی و توسعه ماژولهای فروش، بازاریابی، خدمات پس از فروش، تولید و انبار توانستیم تحول قابل توجهی در فرآیندهای این شرکت ایجاد کنیم. در ادامه جزئیات این تحول را بررسی میکنیم.
پیشزمینه شرکت شیدکو
شرکت شیدکو بیش از ۲۰ سال است که در حوزه طراحی و تولید تجهیزات آموزشی فعالیت دارد. با گسترش بازار و افزایش نیاز به محصولات سفارشی، این شرکت با چالشهایی مانند عدم هماهنگی میان واحدها، تأخیر در تحویل سفارشات، نارضایتی مشتریان و پیچیدگی در مدیریت انبار مواجه شد.
مدیریت شیدکو به دنبال راهکاری جامع و یکپارچه بود که بتواند به تمامی نیازهای داخلی پاسخ داده و امکان رشد پایدار را فراهم آورد.
اهداف پروژه
اهداف اصلی پیادهسازی Microsoft Dynamics 365 برای شیدکو شامل موارد زیر بود:
افزایش هماهنگی میان واحدهای فروش، بازاریابی، تولید، خدمات پس از فروش و انبار
کاهش خطاهای انسانی در ورود اطلاعات
افزایش رضایت مشتری با ردیابی بهتر سفارشات و خدمات
افزایش بهرهوری نیروی انسانی
دستیابی به گزارشهای تحلیلی برای تصمیمگیری بهتر
پیادهسازی ماژول فروش (Sales Module)
در ماژول فروش، فرآیند ثبت سفارشات، صدور پیشفاکتور، پیگیری وضعیت سفارش و تحویل کالا بهصورت کامل دیجیتال شد. از مزایای این ماژول میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
خودکارسازی فرآیند صدور پیشفاکتور و فاکتور نهایی
ایجاد امکان مشاهده لحظهای وضعیت سفارش توسط تیم فروش
افزایش دقت در محاسبه قیمتها و اعمال تخفیفها
دسترسی آسان به سوابق خرید مشتریان برای تحلیل رفتار آنها
در نتیجه پیادهسازی این ماژول، سرعت پاسخگویی به مشتریان ۴۰٪ افزایش یافت و نرخ تبدیل پیشنهاد به فروش نهایی بهطور چشمگیری رشد کرد.
پیادهسازی ماژول بازاریابی (Marketing Module)
ماژول بازاریابی با هدف جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان فعلی طراحی شد. برخی از قابلیتهایی که برای شیدکو پیادهسازی کردیم عبارتند از:
مدیریت کمپینهای تبلیغاتی ایمیلی و پیامکی
سگمنتبندی مشتریان براساس سابقه خرید، نوع سازمان، موقعیت جغرافیایی و غیره
اتصال به فرمهای تماس در وبسایت و ذخیره اطلاعات سرنخها
ارائه گزارشهای کامل از اثربخشی کمپینها
نتایج بهدستآمده از این ماژول بسیار چشمگیر بود. نرخ بازگشت سرمایه (ROI) در کمپینهای بازاریابی ۲.۵ برابر افزایش یافت و نرخ تعامل مشتریان با برند بهبود قابل توجهی پیدا کرد.
پیادهسازی ماژول خدمات پس از فروش (Customer Service Module)
یکی از چالشهای شیدکو، پیگیری درخواستهای خدماتی و شکایات مشتریان بود. با پیادهسازی این ماژول، فرآیند خدمات پس از فروش ساختارمند و حرفهای شد:
ثبت تیکتهای خدماتی توسط مشتری یا اپراتورها
ردیابی وضعیت تیکتها تا زمان حل کامل
ایجاد پایگاه دانش برای پاسخ به سوالات پرتکرار
گزارشگیری از نوع مشکلات و زمان پاسخدهی
در نتیجه، رضایت مشتریان از خدمات پس از فروش بیش از ۷۵٪ افزایش یافت و شکایات تکراری به طرز محسوسی کاهش یافت.
پیادهسازی ماژول تولید (Production Module)
ماژول تولید نقش حیاتی در بهینهسازی روند ساخت محصولات در شرکت شیدکو ایفا کرد. پیش از پیادهسازی، بسیاری از فرآیندهای تولید بهصورت دستی یا با استفاده از فایلهای اکسل مدیریت میشد که موجب اتلاف زمان، خطا در برنامهریزی و مصرف بیرویه مواد اولیه میگردید.
با بهرهگیری از Microsoft Dynamics 365 ماژول تولید، توانستیم ویژگیهای زیر را در سیستم پیادهسازی کنیم:
تعریف BOM (Bill of Materials) برای هر محصول
برنامهریزی دقیق تولید براساس سفارشات فروش
ردیابی وضعیت تولید از ابتدا تا انتها
کنترل مصرف مواد اولیه و جلوگیری از ضایعات
نتایج قابل اندازهگیری در این بخش چشمگیر بود: زمان تولید هر دسته از محصولات تا ۳۰٪ کاهش یافت و خطاهای ناشی از عدم هماهنگی میان واحد برنامهریزی و خط تولید تا حد زیادی رفع شد. همچنین، امکان برآورد دقیق هزینه تولید برای مدیریت مالی فراهم شد.
پیادهسازی ماژول انبار (Inventory Module)
پیش از اجرای این ماژول، انبارداری در شیدکو با چالشهایی چون موجودی نادرست، کمبود یا مازاد کالا و تأخیر در تحویل مواد اولیه به خط تولید روبرو بود. ما با پیادهسازی ماژول انبار در Dynamics 365 توانستیم شفافیت و دقت را به فرآیندهای انبار وارد کنیم.
قابلیتهای اصلی پیادهسازیشده شامل:
مدیریت چند انبار همزمان با ردیابی موجودی دقیق
بارکدینگ برای ورود و خروج کالا
هشدار برای موجودی حداقل و زمان سفارشگذاری مجدد
گزارشگیری لحظهای از موجودی، گردش کالا و کسریها
در نتیجه، درصد خطای موجودی انبار از ۲۵٪ به کمتر از ۵٪ کاهش یافت و فرآیند تحویل به خط تولید و مشتریان بسیار سریعتر و دقیقتر انجام شد.
نتایج کلیدی پروژه برای شرکت شیدکو
پس از اتمام پیادهسازی و استقرار کامل Microsoft Dynamics 365 نسخه On-Premise، شرکت شیدکو به مجموعهای از مزایای کلیدی دست یافت که تأثیرات آن در تمامی ابعاد کسبوکار قابل مشاهده است:
| حوزه | وضعیت قبل | وضعیت بعد از پیادهسازی |
|---|---|---|
| پاسخدهی به مشتریان | کند و ناهماهنگ | سریع، دقیق و شفاف |
| مدیریت سفارشات | دستی، پراکنده | متمرکز، دیجیتال و دقیق |
| برنامهریزی تولید | حدسی و غیرمستند | دقیق، قابل تحلیل و قابل ردیابی |
| گزارشگیری | زمانبر و ناقص | لحظهای و کامل |
| مدیریت انبار | پرخطا و غیردقیق | بارکدینگ و موجودی دقیق |
همچنین رضایت مشتریان بهطور محسوسی افزایش یافت و مدیران سازمان با استفاده از داشبوردهای مدیریتی توانستند تصمیمات هوشمندانهتری اتخاذ کنند.
نتیجهگیری
مطالعه موردی شیدکو بهخوبی نشان میدهد که چگونه یک راهکار نرمافزاری جامع مانند Microsoft Dynamics 365 میتواند فرآیندهای پیچیده و سنتی را به یک سیستم هماهنگ، دیجیتال و قابل اتکا تبدیل کند. موفقیت این پروژه حاصل همکاری نزدیک با تیم شیدکو و شناخت دقیق از نیازهای عملیاتی آنها بود. اکنون شیدکو نه تنها در مدیریت داخلی پیشرفت چشمگیری داشته بلکه آماده رشد بیشتر در بازارهای داخلی و خارجی است.
سؤالات متداول (FAQs)
۱. چرا نسخه On-Premise داینامیکس 365 برای شیدکو انتخاب شد؟
چون نیاز به کنترل بیشتر روی دادهها و امنیت داخلی وجود داشت و زیرساخت داخلی سازمان قابلیت میزبانی این نسخه را داشت.
۲. آیا امکان توسعه ماژولها بر اساس نیاز خاص وجود داشت؟
بله، تمام ماژولها متناسب با نیازهای شیدکو توسعه و سفارشیسازی شدند.
۳. چه مدت زمان برای پیادهسازی پروژه صرف شد؟
در حدود ۶ ماه شامل تحلیل، توسعه، تست و آموزش.
۴. چه تغییری در فرآیند بازاریابی شرکت ایجاد شد؟
کمپینهای دیجیتال حرفهای، تحلیل رفتار مشتری و هدفگیری دقیقتر به بهبود نرخ تبدیل کمک کرد.
۵. آیا پس از استقرار، تیم شیدکو بهتنهایی قادر به مدیریت سیستم بود؟
بله، با آموزش کامل تیم داخلی، عملیات روزمره بدون نیاز به پشتیبانی دائم انجام میشود.
بدون دیدگاه