سفارشی‌سازی فرم سفارش فروش

یکی از ویژگی‌های بسیار قدرتمند Dynamics 365، قابلیت سفارشی‌سازی فرم‌ها مطابق با نیاز هر سازمان است. هر کسب‌وکار فرآیند فروش خاص خود را دارد و مایکروسافت این امکان را فراهم کرده تا فرم سفارش فروش مطابق با ساختار و الزامات هر سازمان شخصی‌سازی شود.

امکانات سفارشی‌سازی در فرم سفارش فروش

1. افزودن فیلدهای جدید
   ممکن است سازمان شما نیاز به فیلدهایی داشته باشد که به‌صورت پیش‌فرض در سیستم موجود نیستند، مانند شماره قرارداد، کد رهگیری حمل، نام نماینده فروش و … . این فیلدها را می‌توان به راحتی به فرم اضافه کرد.

2. تغییر ترتیب فیلدها
   برای سهولت در ورود اطلاعات، می‌توانید ترتیب فیلدها و محل قرارگیری آن‌ها در فرم را تغییر دهید تا مطابق با الگوی کاری تیم فروش باشد.

3. قوانین اعتبارسنجی و اجباری بودن فیلدها
   برخی فیلدها می‌توانند به‌عنوان الزامی تعیین شوند تا کاربر قبل از ذخیره سفارش حتماً آن‌ها را تکمیل کند. همچنین می‌توان قوانین منطقی بر پایه مقادیر وارد شده ایجاد کرد.

4. نمایش یا پنهان‌سازی بخش‌ها براساس نقش کاربر
   به کمک امنیت سطح فرم، می‌توانید تعیین کنید کدام کاربر یا نقش‌ها چه بخش‌هایی از سفارش را مشاهده یا ویرایش کنند.

5. استفاده از Power Automate و افزونه‌ها (Plugins)
   برای اجرای فرآیندهای پیچیده‌تر مانند محاسبات اتوماتیک، ارسال اعلان یا تعامل با سیستم‌های دیگر، می‌توان از افزونه‌های سفارشی یا Microsoft Power Automate استفاده کرد.

سفارشی‌سازی درست، باعث افزایش بهره‌وری تیم فروش و جلوگیری از اشتباهات اطلاعاتی می‌شود. همچنین تجربه کاربری را برای کاربران سیستم بسیار بهبود می‌بخشد.

گزارش‌گیری و تحلیل سفارشات

گزارش‌گیری دقیق و تحلیل سفارشات فروش، یکی از کلیدهای اصلی برای تصمیم‌گیری هوشمندانه در کسب‌وکارهاست. Dynamics 365 این امکان را فراهم می‌کند تا به‌صورت بلادرنگ از وضعیت سفارش‌ها، عملکرد فروش، روند درآمد و تحلیل مشتریان گزارش‌گیری شود.

انواع گزارش‌ها در بخش سفارشات فروش

1. گزارش سفارش‌های باز (Open Orders)
   فهرستی از سفارشاتی که هنوز تحویل نشده‌اند یا فاکتور آن‌ها صادر نشده است. این گزارش برای تیم عملیات و مالی حیاتی است.

2. گزارش فروش ماهانه یا فصلی
   گزارش‌هایی که حجم فروش را در بازه‌های زمانی خاص نمایش می‌دهند و برای تحلیل روند رشد فروش مفید هستند.

3. گزارش محصولات پرفروش یا کم‌فروش
   اطلاعاتی درباره محصولاتی که بیشترین یا کمترین سفارش را داشته‌اند. این گزارش در تصمیمات بازاریابی و تامین موجودی موثر است.

4. گزارش عملکرد نمایندگان فروش
   بررسی تعداد سفارشات ثبت شده، میزان فروش و نرخ تبدیل فرصت به سفارش توسط هر کارشناس فروش.

5. داشبوردهای گرافیکی سفارشی
   با استفاده از Power BI یا داشبوردهای داخلی سیستم، می‌توان نمودارهایی برای نمایش وضعیت سفارش‌ها، روند تغییرات و پیش‌بینی آینده ساخت.

تحلیل داده‌های حاصل از سفارشات فروش، نقش بسیار مؤثری در تدوین استراتژی‌های آینده فروش، بازاریابی و بهبود تجربه مشتری دارد.

یکپارچه‌سازی با بخش‌های دیگر مانند موجودی و مالی

یکی از نقاط قوت Dynamics 365، یکپارچگی بی‌نقص بین ماژول‌های مختلف است. سفارشات فروش فقط یک بخش از چرخه کاری هستند؛ اما با انبار، حسابداری، تامین، لجستیک و حتی خدمات پس از فروش ارتباط تنگاتنگ دارند.

مزایای این یکپارچگی عبارتند از:

• ارتباط با ماژول انبار (Inventory):
  هر زمان سفارشی ثبت می‌شود، موجودی انبار بررسی شده و کالاها رزرو می‌شوند. اگر کالا موجود نباشد، سفارش به‌صورت موقت در حالت معلق می‌ماند یا به واحد تامین اطلاع‌رسانی می‌شود.

• ارتباط با مالی (Finance):
  پس از تایید و ارسال سفارش، به‌صورت خودکار فاکتور صادر شده و برای مشتری ارسال می‌شود. همچنین اطلاعات این فاکتور وارد حساب‌های دریافتی می‌شود.

• هماهنگی با تامین کالا (Procurement):
  در مواردی که کالا در انبار موجود نباشد، سفارش می‌تواند با ماژول خرید ادغام شود تا فرآیند تامین کالا آغاز گردد.

• خدمات پس از فروش (Customer Service):
  در صورتی که سفارشی به خدمات نیاز داشته باشد، اطلاعات آن مستقیماً به بخش پشتیبانی منتقل شده و فرایند رسیدگی شروع می‌شود.

این سطح از یکپارچگی، بهره‌وری را افزایش داده و خطاهای انسانی در ورود و جابجایی اطلاعات را به حداقل می‌رساند.

نقش سفارشات در بهینه‌سازی زنجیره تأمین

سفارشات فروش فقط به بخش فروش محدود نمی‌شوند؛ بلکه بخش مهمی از زنجیره تأمین را شکل می‌دهند. هر زمان که سفارشی ثبت می‌شود، اطلاعات آن می‌تواند به تیم تامین، انبار و لجستیک منتقل شود و بر اساس آن برنامه‌ریزی دقیق‌تری صورت گیرد.

چگونه سفارشات فروش زنجیره تامین را بهبود می‌بخشند؟

1. پیش‌بینی تقاضا:
   با بررسی تاریخچه سفارشات، می‌توان روندهای تقاضا را پیش‌بینی کرد و برنامه تولید و خرید را بر آن اساس تنظیم نمود.

2. مدیریت موجودی:
   سفارشات فعال به‌طور خودکار موجودی را رزرو کرده و از فروش مازاد یا کمبود جلوگیری می‌کنند.

3. برنامه‌ریزی حمل‌ونقل:
   اطلاعات سفارش به تیم لجستیک کمک می‌کند تا زمان و مسیر حمل کالاها را بهینه کنند.

4. افزایش سرعت واکنش:
   زمانی که سفارشی با اولویت بالا ثبت می‌شود، به‌سرعت در کل زنجیره تامین اثر می‌گذارد و همه تیم‌ها را درگیر می‌کند.

این نقش حیاتی سفارش فروش، باعث می‌شود Dynamics 365 نه تنها یک ابزار فروش، بلکه یک سامانه مدیریتی جامع برای کل فرآیندهای کسب‌وکار باشد.