ماژول قراردادهای پرسنل چیست؟
ماژول قراردادهای پرسنل در واقع یکی از زیرماژولهای ماژول منابع انسانی (HR) در Dynamics 365 است که توسط تیم لوناتک توسعه یافته تا مدیریت قراردادهای کاری را به صورت دیجیتال، دقیق و ساختیافته انجام دهد. در سازمانهایی که با تعداد زیادی نیروی انسانی کار میکنند، ثبت، نگهداری، تمدید، و پیگیری قراردادها، کاری زمانبر و حساس است. این ماژول با اتوماسیون کردن این فرآیند، بخش منابع انسانی را از کارهای دستی و خطاپذیر رها میکند.
با این ابزار، کاربران میتوانند انواع قراردادها مانند قرارداد دائم، موقت، پروژهای، پارهوقت و… را به صورت سفارشی تعریف کنند، برای هر قرارداد بازه زمانی مشخص در نظر بگیرند، ضمایم و پیوستهای مرتبط را اضافه نمایند و حتی تاریخ پایان قراردادها را برای تمدید یا اتمام خودکار رهگیری کنند. در واقع، این ماژول تبدیل به یک بانک اطلاعاتی هوشمند از وضعیت قراردادهای نیروی انسانی میشود.
ویژگیهای کلیدی ماژول قراردادهای پرسنل
ماژول قراردادهای پرسنل لوناتک، مجموعهای از ویژگیهای کاربردی را در اختیار سازمانها قرار میدهد. این قابلیتها عبارتند از:
ثبت و مدیریت کامل قراردادها
کاربران میتوانند اطلاعات قرارداد هر پرسنل را به صورت کامل وارد کنند. این اطلاعات شامل:
نوع قرارداد (موقت، دائمی و…)
تاریخ شروع و پایان
مدت قرارداد
مسئول امضا
اطلاعات حقوق و مزایا
پیوست فایل قرارداد اسکنشده
با این روش، تمام جزئیات مهم در یک سیستم متمرکز ذخیره میشوند.
پیگیری تاریخ شروع و پایان قرارداد
هر قرارداد دارای زمانبندی مشخصی است. این ماژول امکان ثبت دقیق این تاریخها را فراهم کرده و از طریق هشدارهای سیستمی، زمان تمدید یا خاتمه قرارداد را اطلاع میدهد. این ویژگی برای جلوگیری از قراردادهای منقضی و پیگیری تجدید آنها حیاتی است.
هشدارها و اطلاعرسانیهای خودکار
با استفاده از سیستم Notification داخلی Dynamics، این ماژول بهطور خودکار هشدارهایی مثل:
نزدیک بودن تاریخ پایان قرارداد
قراردادهای نیازمند تمدید
اتمام دوره آزمایشی
را به کاربران مربوطه ارسال میکند. این هشدارها از طریق داشبورد یا ایمیل اطلاعرسانی میشوند و به سازمان کمک میکنند تا هیچ تاریخی را از دست ندهد.
مزایای استفاده از ماژول قراردادها در Microsoft Dynamics 365
این ماژول تنها یک ابزار ذخیرهسازی نیست؛ بلکه مزایای فراوانی برای سازمانها به همراه دارد که در ادامه به برخی از آنها میپردازیم:
کاهش خطای انسانی
یکی از مهمترین مزایای این ماژول، حذف روشهای سنتی مبتنی بر فایلهای اکسل یا مدارک فیزیکی است. این موضوع باعث میشود که اشتباهاتی مانند فراموشی تاریخ تمدید یا ورود اشتباه اطلاعات به حداقل برسد.
افزایش بهرهوری تیم منابع انسانی
با خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای تکراری مانند ارسال هشدارها، ثبت خودکار اطلاعات اولیه از پروفایل پرسنل و ادغام با سایر ماژولها، تیم منابع انسانی زمان بیشتری برای فعالیتهای استراتژیک خواهد داشت.
سازگاری با سایر ماژولهای داینامیکس
این ماژول با سایر بخشهای Dynamics 365 مانند ماژول حضور و غیاب، محاسبه حقوق و دستمزد، و حتی ماژول پروژهها بهراحتی یکپارچه میشود. این یکپارچگی باعث میشود اطلاعات به صورت بلادرنگ و دقیق بین سیستمها منتقل شود.
امکانات قابل تنظیم و شخصیسازی در ماژول
در دنیای امروز، هیچ دو سازمانی نیاز یکسانی ندارند. به همین دلیل، ماژول قراردادهای پرسنل لوناتک با قابلیتهای شخصیسازی پیشرفته ارائه میشود:
فیلدهای سفارشی
کاربران میتوانند بر اساس نیازهای خاص سازمان خود، فیلدهای جدید تعریف کنند. به عنوان مثال:
شرایط خاص قرارداد
بندهای محرمانگی
تعیین کارفرمای ثانویه
انواع قراردادها و وضعیتها
امکان تعریف چندین نوع قرارداد همراه با وضعیتهایی مانند فعال، در انتظار تأیید، در حال تمدید و… بهصورت کاملاً قابل تنظیم وجود دارد.
فرآیندهای کاری (Workflow)
ماژول از سیستم گردشکار داخلی Dynamics استفاده میکند تا مسیر بررسی و تأیید قرارداد را از ثبت تا امضا و نهاییسازی مدیریت کند. این موضوع باعث شفافیت کامل در فرآیندهای اداری میشود.
فرآیند ثبت و تأیید قرارداد در ماژول
یکی از مهمترین نقاط قوت ماژول قراردادهای پرسنل، طراحی فرآیند مرحلهبهمرحله برای ثبت، بررسی و تأیید قراردادهاست. این ماژول به گونهای طراحی شده که از لحظهای که درخواست قرارداد ثبت میشود تا مرحله نهاییسازی و آرشیو، تمامی گامها شفاف و قابل پیگیری هستند.
مراحل گردش کار (Workflow):
درخواست ثبت قرارداد
کارشناس منابع انسانی یا مدیر مستقیم درخواست ایجاد قرارداد جدید را ثبت میکند.تکمیل اطلاعات قرارداد
اطلاعات کامل پرسنل، نوع قرارداد، تاریخها و ضمایم مورد نیاز وارد میشود.بررسی توسط مدیر منابع انسانی
سیستم به صورت خودکار این قرارداد را به مسئول مربوطه ارسال کرده تا صحت اطلاعات را بررسی و تأیید نماید.تأیید نهایی و امضا
پس از تأیید مدیر، فایل PDF قرارداد آماده میشود و برای امضا به مدیر ارشد ارسال میگردد.آرشیو دیجیتال قرارداد
نسخه نهایی به همراه امضاها در سیستم آرشیو میشود و هشدارهای تمدید فعال میگردند.
این گردش کار نه تنها موجب کاهش اتلاف زمان میشود، بلکه با ردیابی دقیق هر مرحله، از ایجاد تا اجرا، کنترل کامل سازمانی را فراهم میکند.
اتصال ماژول قراردادها به ماژول حقوق و دستمزد
یکی از نیازهای کلیدی در بخش منابع انسانی، اتصال اطلاعات قراردادها به سیستم حقوق و دستمزد است. ماژول قراردادهای پرسنل لوناتک این قابلیت را دارد که به طور مستقیم به ماژول Payroll در Dynamics 365 متصل شود و اطلاعات لازم را برای محاسبه دقیق حقوق در اختیار قرار دهد.
چگونه این یکپارچگی کمک میکند؟
اطلاعات حقوق پایه، مزایا، معافیتها و کسورات از متن قرارداد استخراج میشود.
بر اساس نوع قرارداد، سیستم نوع بیمه، مالیات، و نحوه محاسبه را تعیین میکند.
در صورت تغییر شرایط قرارداد، اطلاعات بهروزرسانیشده به بخش حقوق منتقل میشود.
این قابلیت نه تنها موجب صرفهجویی در زمان میشود، بلکه ریسک خطاهای مالی و محاسباتی را نیز به شدت کاهش میدهد.
گزارشگیری دقیق از وضعیت قراردادها
ماژول قراردادها ابزارهای گزارشگیری بسیار قدرتمندی را در اختیار کاربران قرار میدهد. به لطف استفاده از Power BI و داشبوردهای تعاملی، مدیران میتوانند در هر لحظه تصویر روشنی از وضعیت قراردادهای سازمان داشته باشند.
نمونه گزارشهایی که قابل دریافت هستند:
تعداد کل قراردادها بر اساس نوع (موقت، دائم، پارهوقت و…)
نمودار قراردادهای در آستانه پایان
قراردادهای نیازمند تمدید در ماه آینده
قراردادهای منقضیشده بدون تمدید
تجزیه و تحلیل پراکندگی قراردادها در بخشهای مختلف سازمان
با این ابزارها، تصمیمگیریهای کلان سازمانی سریعتر، دقیقتر و مبتنی بر داده انجام میگیرند.
امنیت و دسترسی در ماژول قراردادهای پرسنل
وقتی صحبت از اطلاعات قرارداد پرسنل میشود، امنیت یک اولویت بیچونوچرا است. این ماژول با استفاده از قابلیتهای امنیتی پیشرفته Microsoft Dynamics 365، اطمینان میدهد که فقط افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند.
قابلیتهای امنیتی موجود:
تعیین سطح دسترسی بر اساس نقش کاربری
لاگ کامل از هرگونه تغییر یا دسترسی به اطلاعات
رمزگذاری اطلاعات حساس
کنترل دسترسی به فایلهای ضمیمه قرارداد
این موارد باعث میشوند سازمانها بتوانند با اطمینان کامل از این سیستم استفاده کنند، بدون آنکه نگران نشت اطلاعات یا سوء استفادههای احتمالی باشند.
تجربه مشتریان فعلی و نتایج حاصل از پیادهسازی ماژول
تاکنون سازمانهای مختلفی در صنایع گوناگون از جمله نفت و گاز، بیمه، آموزش، و خردهفروشی از ماژول قراردادهای پرسنل لوناتک بهرهبرداری کردهاند. گزارشها نشان میدهد که این سازمانها در مدت زمان کوتاهی شاهد بهبودهای چشمگیری بودهاند.
نمونه نتایج حاصل از پیادهسازی:
کاهش ۶۵٪ خطا در ثبت اطلاعات قراردادها
صرفهجویی ماهانه ۲۵ ساعت از وقت تیم منابع انسانی
افزایش رضایت پرسنل با شفافسازی شرایط قرارداد
تسهیل در گزارشدهی داخلی و حسابرسیهای قانونی
نظرات مشتریان نشان میدهد که استفاده از این ماژول نه تنها کارایی را افزایش داده، بلکه نگرش مدیران نسبت به فناوری در منابع انسانی را نیز متحول کرده است.
نقش ماژول قراردادهای پرسنل در بهبود انطباق سازمانی (Compliance)
در بسیاری از کشورها، قوانین کار و مالیاتی به طور مداوم در حال تغییر هستند و سازمانها موظفاند مطابق با این مقررات، قراردادهای پرسنل را تنظیم و مدیریت کنند. عدم انطباق با این الزامات میتواند منجر به جریمههای سنگین، نارضایتی کارکنان، و آسیب به اعتبار شرکت شود.
ماژول قراردادهای پرسنل لوناتک با در نظر گرفتن استانداردهای حقوقی و قابلیت بهروزرسانی سریع، ابزار مناسبی برای تضمین انطباق قانونی سازمان با موارد زیر است:
برخی از موارد انطباقی که توسط ماژول مدیریت میشود:
ثبت نوع قرارداد بر اساس قوانین کار
مشخص کردن دوره آزمایشی، مرخصیها و پایان قرارداد
تطبیق اتوماتیک با بخشنامههای جدید
مستندسازی تمام مراحل برای حسابرسی
این ماژول به عنوان یک راهکار قابل اعتماد، به سازمانها کمک میکند تا همواره آمادهی بازرسیهای قانونی و بررسیهای داخلی باشند.
مزایای استفاده برای شرکتهای متوسط و بزرگ
هرچند این ماژول در سازمانهای بزرگ با ساختار منابع انسانی پیچیده بسیار کاربردی است، اما شرکتهای متوسط نیز میتوانند به راحتی از مزایای آن بهرهمند شوند. در واقع، با توجه به امکان مقیاسپذیری بالا، این ماژول برای هر نوع سازمانی طراحی شده است.
دلایل استفاده در شرکتهای متوسط:
سادهسازی فرآیندها و حذف کاغذبازی
کاهش نیاز به نیروی انسانی اضافی در HR
تمرکز بر رشد سازمان به جای فرآیندهای اداری
دلایل استفاده در شرکتهای بزرگ:
مدیریت همزمان صدها یا هزاران قرارداد
هماهنگی میان دفاتر متعدد سازمانی
کنترل سطح دسترسی پیشرفته برای مدیریت سلسلهمراتبی
صرفنظر از اندازه سازمان، این ماژول انعطافپذیری لازم برای پاسخگویی به نیازهای خاص شما را دارد.
راهاندازی و استقرار ماژول قراردادها توسط تیم لوناتک
یکی از مزیتهای مهم همکاری با شرکت لوناتک، فرآیند ساده و حرفهای راهاندازی ماژول است. تیم متخصص پیادهسازی ما، کلیه مراحل از تحلیل نیاز تا استقرار و آموزش را به صورت گامبهگام انجام میدهد تا شما در کمترین زمان ممکن به بهرهبرداری برسید.
مراحل استقرار شامل موارد زیر است:
تحلیل نیازهای سازمان و سفارشیسازی
طراحی فرمها و فرآیندها بر اساس ساختار شما
نصب، راهاندازی و تست کامل سیستم
آموزش کاربران و مدیران منابع انسانی
پشتیبانی پس از استقرار و بهروزرسانی دورهای
این مراحل تضمین میکنند که ماژول دقیقاً مطابق با فرآیندهای کاری سازمان شما عمل کند و تیم منابع انسانی شما به سرعت با آن هماهنگ شود.
پشتیبانی و بهروزرسانی ماژول توسط لوناتک
ماژول قراردادهای پرسنل، مانند هر راهکار نرمافزاری دیگری، نیازمند پشتیبانی فعال و بهروزرسانیهای دورهای است تا همگام با تغییرات فناوری و قانونی باقی بماند. شرکت لوناتک با سابقه طولانی در توسعه راهکارهای مایکروسافت داینامیکس، خدمات پشتیبانی کامل را در این زمینه ارائه میدهد.
خدمات پشتیبانی ما شامل:
پاسخگویی سریع به سوالات فنی
رفع مشکلات احتمالی در کمترین زمان
بهروزرسانی منظم برای افزایش کارایی و امنیت
ارائه نسخههای جدید با امکانات توسعهیافته
این تعهد به پشتیبانی موجب شده تا سازمانها با خیال راحت، استفاده از این ماژول را بهعنوان بخشی جداییناپذیر از سیستم ERP خود در نظر بگیرند.
جمعبندی و نتیجهگیری
مدیریت قراردادهای پرسنل یکی از مهمترین و حساسترین بخشهای مدیریت منابع انسانی است که تأثیر مستقیمی بر کارایی، رضایت کارکنان، و انطباق سازمانی دارد. ماژول قراردادهای پرسنل توسعه یافته توسط تیم لوناتک، با تمرکز بر سادگی، دقت، و امنیت، راهحلی هوشمندانه برای سازمانهایی است که میخواهند فرآیندهای منابع انسانی خود را دیجیتال، یکپارچه و بهینه کنند.
این ماژول نه تنها از نظر کارایی فنی قدرتمند است، بلکه با امکان اتصال به دیگر ماژولهای Dynamics 365، پشتیبانی کامل و امکانات شخصیسازی بالا، آن را به یک انتخاب ایدهآل برای انواع کسبوکارها تبدیل کرده است.
اگر به دنبال تحول در فرآیندهای منابع انسانی خود هستید، ماژول قراردادهای پرسنل لوناتک، همان راهکاری است که به آن نیاز دارید.
سؤالات متداول (FAQ)
1. آیا ماژول قراردادهای پرسنل قابلیت استفاده در تمامی نسخههای Dynamics 365 را دارد؟
بله، این ماژول برای استفاده در محیط HRM مایکروسافت داینامیکس 365 طراحی شده و با اکثر نسخههای آن سازگار است.
2. آیا امکان اتصال این ماژول به سیستم حقوق و دستمزد دیگر وجود دارد؟
بله، امکان اتصال با ماژول Payroll داینامیکس و یا سایر سیستمهای خارجی از طریق API وجود دارد.
3. چند نوع قرارداد را میتوان در این سیستم تعریف کرد؟
محدودیتی در نوع قرارداد وجود ندارد. شما میتوانید قراردادهای دائم، موقت، پروژهای و… را تعریف و مدیریت کنید.
4. آیا امکان پیادهسازی برای شرکتهای چند شعبهای وجود دارد؟
بله، ماژول دارای ساختار چند شرکتی و چند دپارتمانی است و به راحتی در سازمانهای چند شعبهای پیادهسازی میشود.
5. چگونه میتوان این ماژول را تهیه کرد؟
برای تهیه، دمو، و مشاوره رایگان، کافیست با تیم فروش شرکت لوناتک تماس بگیرید.