مزایای استفاده از گردش کار در Dynamics 365

استفاده از گردش کار در Dynamics 365 نه‌تنها باعث تسریع روندهای اداری می‌شود، بلکه مزایای کلیدی زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد. این مزایا از بهبود کارایی گرفته تا تضمین کیفیت خدمات مشتریان را شامل می‌شود.

۱. اتوماسیون فرآیندها

با گردش کار، بسیاری از کارهای تکراری و روزمره بدون نیاز به دخالت انسانی انجام می‌شوند. برای مثال، ارسال یادآوری‌های خودکار برای پیگیری فاکتورهای پرداخت‌نشده یا ایجاد وظایف برای تیم فروش پس از ثبت یک سرنخ جدید.

۲. کاهش خطاهای انسانی

وقتی اقدامات از طریق سیستم به‌صورت خودکار انجام می‌گیرند، احتمال بروز خطای انسانی به شکل چشمگیری کاهش می‌یابد. این موضوع به‌ویژه در امور مالی و قراردادها اهمیت زیادی دارد.

۳. هماهنگی بین بخش‌ها

گردش کار می‌تواند فرآیندهایی را اجرا کند که بین واحدهای مختلف سازمان تعامل ایجاد می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، پس از تأیید یک قرارداد فروش، گردش کار می‌تواند آن را برای تیم پشتیبانی و تیم مالی ارسال کند.

۴. ارتقای تجربه مشتری

با پاسخگویی سریع‌تر، پیگیری مؤثرتر و اجرای به‌موقع وظایف، مشتریان تجربه بهتری از تعامل با سازمان خواهند داشت.

۵. گزارش‌گیری و نظارت بهتر

Dynamics 365 امکان پیگیری تمامی فعالیت‌های انجام‌شده توسط گردش کارها را فراهم می‌کند. این ویژگی به مدیران اجازه می‌دهد عملکرد تیم‌ها را بررسی کرده و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.

تفاوت گردش کار و جریان فرآیند کسب‌وکار (Business Process Flow)

در Dynamics 365، مفهومی به‌نام جریان فرآیند کسب‌وکار نیز وجود دارد که اغلب با گردش کار اشتباه گرفته می‌شود. اما این دو ابزار کاربردهای متفاوتی دارند.

تعریف Business Process Flow:

جریان فرآیند کسب‌وکار (BPF) یک راهنمای گرافیکی است که به کاربران کمک می‌کند مراحل خاصی را به‌صورت ترتیبی طی کنند. برای مثال، فروشندگان باید مراحل «شناسایی سرنخ»، «ارزیابی»، «ارائه پیشنهاد»، و «بستن قرارداد» را طی کنند.

تفاوت‌های کلیدی با Workflow:

هر دو ابزار قابلیت تکمیل یکدیگر را دارند. به‌عنوان‌مثال، یک BPF می‌تواند فعال‌کننده‌ی یک Workflow باشد.

بهترین روش‌های طراحی گردش کار در Dynamics 365

برای بهره‌وری حداکثری از گردش کارها، باید طراحی آن‌ها با دقت انجام شود. در ادامه، چند نکته کلیدی برای طراحی بهتر Workflow ارائه می‌شود:

۱. شناسایی نیاز واقعی کسب‌وکار

قبل از شروع به طراحی، باید دقیقاً بدانید چه مشکلی را می‌خواهید حل کنید. مثلاً آیا هدف کاهش تأخیر در پاسخگویی است یا حذف خطاهای دستی؟

۲. ساده نگه‌داشتن منطق گردش کار

بهتر است گردش کار پیچیدگی بیش از حد نداشته باشد. طراحی ساده‌تر، فهم بهتر، نگهداری آسان‌تر و کاهش خطا را در پی خواهد داشت.

۳. استفاده از شرط‌ها و فیلترهای دقیق

در تنظیم شرایط اجرا، سعی کنید از منطق‌های IF/ELSE و شروط ترکیبی استفاده کنید تا گردش کار دقیق‌تر و هدفمندتر شود.

۴. تست در محیط آزمایشی

پیش از اعمال گردش کار در محیط عملیاتی، حتماً آن را در محیط Sandbox تست کرده و از صحت عملکرد آن اطمینان حاصل کنید.

۵. مستندسازی گردش کار

هر گردش کاری که طراحی می‌شود، باید مستندسازی گردد تا در صورت نیاز به تغییرات در آینده، تیم‌های دیگر نیز بتوانند با آن کار کنند.

مثال کاربردی از گردش کار در Dynamics 365

برای درک بهتر نحوه استفاده از گردش کار، بیایید یک سناریوی واقعی را بررسی کنیم:

سناریو: پیگیری سرنخ فروش (Lead Follow-Up)

هدف: ایجاد وظیفه خودکار برای نماینده فروش پس از ثبت یک سرنخ جدید

مراحل طراحی:

1. انتخاب موجودیت: Lead

2. تنظیم شرط اجرا: زمانی که یک Lead جدید ایجاد می‌شود

3. اقدام: ایجاد وظیفه جدید با عنوان «تماس با سرنخ جدید» برای نماینده فروش مربوطه، با موعد ۲۴ ساعت آینده

نتیجه:

با این گردش کار، هیچ سرنخی از دست نمی‌رود و روند پیگیری منظم‌تر خواهد بود.

نقش گردش کار در بهینه‌سازی منابع انسانی

یکی دیگر از کاربردهای مهم گردش کار، در حوزه منابع انسانی است. در این بخش، بسیاری از فرآیندها از قبیل جذب نیرو، درخواست مرخصی، ارزیابی عملکرد، و آموزش، قابلیت اتوماسیون دارند.

نمونه کاربرد: فرآیند جذب نیرو

پس از ارسال فرم درخواست استخدام توسط مدیر بخش:

1. گردش کار فرم را برای تیم منابع انسانی ارسال می‌کند

2. در صورت تأیید، وظیفه‌ای برای شروع آگهی استخدام ایجاد می‌شود

3. پس از انتخاب کاندید نهایی، گردش کار وظایف لازم برای تهیه قرارداد و آموزش را فعال می‌کند

با این روش، نه‌تنها بهره‌وری افزایش می‌یابد، بلکه یکپارچگی بین مراحل مختلف فرآیند نیز تضمین می‌شود.

ارتباط گردش کار با Power Automate

مایکروسافت در راستای ارتقاء قابلیت‌های اتوماسیون، ابزار Power Automate (که قبلاً با نام Microsoft Flow شناخته می‌شد) را ارائه کرده است. این ابزار به‌طور مستقیم با Dynamics 365 یکپارچه می‌شود و به کاربران اجازه می‌دهد گردش کارهای پیچیده‌تری بسازند.

تفاوت Power Automate و Workflow داخلی Dynamics

گرچه هر دو ابزار برای اتوماسیون طراحی شده‌اند، اما تفاوت‌هایی بین آن‌ها وجود دارد:

نمونه استفاده از Power Automate:

فرض کنید می‌خواهید پس از ثبت فرصت فروش در Dynamics، اطلاعات مشتری در یک فایل Excel در OneDrive ذخیره شود و همزمان به Slack پیام ارسال گردد. انجام چنین فرآیندی تنها از طریق Power Automate امکان‌پذیر است.

امنیت و دسترسی در گردش کار

مسائل امنیتی نقش مهمی در عملکرد درست و امن گردش کارها دارند. اگر کاربران مناسب دسترسی به اجرا یا ویرایش Workflow نداشته باشند، سیستم با خطا مواجه می‌شود.

نکات امنیتی کلیدی:

• نقش‌های امنیتی (Security Roles): فقط کاربران دارای نقش‌های خاص می‌توانند گردش کار ایجاد یا اجرا کنند.

• مالکیت گردش کار: مالک گردش کار تعیین می‌کند چه کسی مجاز به مشاهده یا ویرایش آن است.

• سطوح دسترسی روی موجودیت‌ها: اگر گردش کار روی موجودیتی اجرا شود که کاربر اجازه دسترسی به آن را ندارد، اجرای آن با خطا مواجه خواهد شد.

بنابراین، تنظیمات امنیتی باید با دقت کامل انجام شده و با تیم فناوری اطلاعات هماهنگ شود.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

بخش گردش کار در Microsoft Dynamics 365 ابزاری قدرتمند برای اتوماسیون، بهینه‌سازی و کنترل فرآیندهای کسب‌وکار است. با طراحی درست و اصولی گردش کار، سازمان‌ها می‌توانند بسیاری از فعالیت‌های دستی و زمان‌بر خود را حذف کرده و منابع انسانی را بر وظایف ارزش‌افزوده متمرکز کنند.

ترکیب گردش کارهای داخلی Dynamics با ابزارهایی مانند Power Automate، سطح اتوماسیون را به‌مراتب ارتقاء می‌دهد و امکان مدیریت یکپارچه‌تری را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. اگر گردش کارها به درستی پیاده‌سازی شوند، بهره‌وری، هماهنگی و رضایت مشتریان به طرز محسوسی افزایش خواهد یافت.

سؤالات متداول (FAQs)

۱. آیا می‌توان گردش کار را به‌صورت همزمان روی چند موجودیت اجرا کرد؟

خیر، هر گردش کار در Dynamics 365 فقط به یک موجودیت اختصاص داده می‌شود، اما می‌توان از آن برای ایجاد یا به‌روزرسانی موجودیت‌های دیگر نیز استفاده کرد.

۲. آیا امکان غیرفعال کردن موقت گردش کار وجود دارد؟

بله، می‌توان گردش کار را غیرفعال کرد تا از اجرای آن جلوگیری شود و در صورت نیاز مجدد فعال نمود.

۳. تفاوت اصلی بین Workflow و Power Automate چیست؟

Workflow فقط در محیط Dynamics 365 اجرا می‌شود، درحالی‌که Power Automate امکان یکپارچه‌سازی با چند صد اپلیکیشن دیگر را دارد.

۴. آیا Workflow قابلیت اجرا با تاخیر زمانی دارد؟

بله، می‌توان با استفاده از گزینه‌های Delay و Wait Until، اجرای اقدامات را تا زمان مشخصی به تعویق انداخت.

۵. چگونه می‌توان گردش کار را تست کرد بدون تأثیر بر داده‌های اصلی؟

با استفاده از محیط آزمایشی (Sandbox) می‌توان تمامی گردش کارها را قبل از اجرا در محیط اصلی تست کرد.