مقدمهای بر Microsoft Dynamics 365 و اهمیت بخش اکشنها
نرمافزار Microsoft Dynamics 365 یکی از قدرتمندترین پلتفرمهای ERP و CRM در جهان است که سازمانها از آن برای مدیریت فرآیندهای تجاری، فروش، خدمات مشتریان، بازاریابی و… استفاده میکنند. در دل این پلتفرم غنی، یکی از مهمترین ابزارهایی که امکان اتوماسیون، انعطافپذیری و شخصیسازی فرآیندها را فراهم میکند، اکشنها (Actions) هستند.
شاید برایتان سؤال شود که در بین ابزارهایی مانند Workflow، Power Automate، و Business Rule چرا اکشنها اهمیت بیشتری دارند؟ جواب ساده است: اکشنها قدرت بیشتری در تعریف فرآیندهای پیچیده دارند و قابلیت استفاده در سناریوهای مختلف (درونبرنامهای و برونبرنامهای) را فراهم میکنند. شما میتوانید اکشنها را به صورت مستقیم از طریق JavaScript، Web API، یا حتی Power Automate فراخوانی کنید. این انعطافپذیری بالا باعث شده تا اکشنها به یکی از ابزارهای محبوب برای توسعهدهندگان و تحلیلگران کسبوکار تبدیل شوند.
نکته مهم دیگر اینکه اکشنها قابلیت تعریف پارامترهای ورودی و خروجی دارند، که این موضوع آنها را از سایر ابزارهای اتوماسیون متمایز میکند. شما میتوانید بهراحتی دادهها را از سیستم دریافت کرده، آنها را پردازش کنید و نتایج را به صورت خروجی برگردانید.
چرا اکشنها نقش کلیدی در مدیریت فرایندها دارند؟
در Dynamics 365، مدیریت فرآیندهای سازمانی به گونهای طراحی شده است که امکان بهینهسازی، تسریع و کنترل آنها را برای کاربران فراهم میسازد. اما اگر بخواهیم فرآیندها را به سطحی بالاتر از سادگی Workflow یا قوانین تجاری ببریم، نیاز به ابزاری داریم که قابلیت پردازشهای پیچیده، دریافت و ارسال داده و اتصال به سایر سرویسها را داشته باشد. اینجاست که اکشنها وارد میشوند.
اکشنها به عنوان یک ابزار توسعهیافته و قابل استفاده مجدد، این امکان را به سازمانها میدهند که بخشهایی از منطق تجاری خود را به صورت کاملاً جداگانه و ساختاریافته ایجاد کنند. برای مثال، تصور کنید که فرآیند ثبت سفارش در سازمان شما شامل چندین مرحله بررسی، محاسبه قیمت نهایی با تخفیف، بررسی موجودی کالا و نهایتاً ثبت نهایی در سیستم مالی است. همه اینها را میتوان در قالب یک اکشن پیادهسازی کرد.
یکی دیگر از مزایای کلیدی اکشنها این است که برخلاف Workflowها، در بسترهای مختلفی قابل استفاده هستند. شما میتوانید همان اکشنی که در Power Automate استفاده کردهاید را در یک پلاگین یا اسکریپت جاوااسکریپت نیز صدا بزنید، بدون اینکه نیاز به تکرار کد یا منطق داشته باشید.
همچنین، در اکشنها میتوان از شرطها، حلقهها و حتی فراخوانی سایر اکشنها استفاده کرد که این امر باعث افزایش پیچیدگی منطقی و حرفهایتر شدن فرآیندهای سازمانی میشود.
اکشنها در مقایسه با دیگر اجزای فرآیند مانند Workflow و Business Rules
شاید در نگاه اول به نظر برسد که اکشنها و Workflowها اهداف یکسانی را دنبال میکنند، اما تفاوتهایی بنیادین بین آنها وجود دارد که باید در طراحی سیستم لحاظ شوند. در اینجا یک مقایسه مختصر بین این اجزا را میآوریم:
| ویژگی | Workflow | Business Rule | Action |
|---|---|---|---|
| استفاده مجدد | کم | بسیار محدود | بالا |
| پیچیدگی منطق | محدود | خیلی ساده | بسیار بالا |
| استفاده در API | خیر | خیر | بله |
| فراخوانی دستی | خیر | خیر | بله |
| پشتیبانی از پارامترها | محدود | خیر | بله |
| اتصال به سایر ابزارها | محدود | خیر | بله (JavaScript, Plugins, Power Automate) |
همانطور که مشاهده میکنید، اکشنها از نظر انعطافپذیری و کاربرد در سطح بالاتری نسبت به سایر ابزارها قرار دارند. برای همین است که متخصصان فنی معمولاً توصیه میکنند در طراحی سیستمهایی که نیاز به تعاملات چندجانبه دارند، از اکشنها استفاده شود.
تعریف دقیق اکشنها در Microsoft Dynamics 365
در سادهترین تعریف، اکشن در Dynamics 365 یک نوع فرآیند تعریفشده توسط کاربر (User-defined Process) است که میتواند شامل منطقهای پیچیده، ورودیها، خروجیها و شرطها باشد. این اکشنها میتوانند بر روی موجودیت خاصی (مانند Lead یا Opportunity) یا به صورت Global Action (بدون ارتباط با موجودیت خاصی) تعریف شوند.
اکشنها در واقع همانند یک “توابع قابل فراخوانی” در برنامهنویسی عمل میکنند. شما آنها را تعریف میکنید، پارامترهایی به آنها ارسال میکنید، منطق دلخواه را پیادهسازی میکنید و نهایتاً خروجی مناسب را دریافت میکنید.
مثال سادهای از یک اکشن: فرض کنید میخواهید هنگام تأیید فاکتور فروش، بهصورت خودکار ایمیل اطلاعرسانی برای مشتری ارسال شود. این عملیات شامل بررسی وضعیت فاکتور، دریافت ایمیل مشتری، تولید محتوای ایمیل و ارسال آن است. تمام این مراحل میتواند در قالب یک اکشن انجام شود.
در نسخههای جدید Power Platform، اکشنها در قالب “Processes” در داخل Solution قرار میگیرند و به راحتی قابل مدیریت، تغییر و انتقال به محیطهای مختلف (Development, Testing, Production) هستند.
انواع اکشنها: Out-of-the-box vs. Custom Actions
در Dynamics 365 دو نوع اصلی اکشن وجود دارد:
Out-of-the-box Actions (اکشنهای پیشفرض):
اینها اکشنهایی هستند که توسط مایکروسافت بهصورت پیشفرض برای برخی از موجودیتها ایجاد شدهاند. برای مثال، در موجودیت Opportunity اکشنی به نام “Win Opportunity” وجود دارد که فرآیند بستن فرصت فروش را مدیریت میکند.Custom Actions (اکشنهای سفارشی):
اینها توسط کاربران یا توسعهدهندگان ایجاد میشوند و امکان طراحی دقیقتر فرآیندها را فراهم میکنند. شما میتوانید هر تعداد پارامتر دلخواه تعریف کنید و منطق پیچیدهای را در داخل آن پیادهسازی نمایید.
اکشنهای سفارشی معمولاً برای فرآیندهایی استفاده میشوند که نیاز به ورودی از کاربر دارند یا باید چندین مرحله با شرطهای مختلف اجرا شوند. برای مثال، یک اکشن میتواند شرایط بازپرداخت مشتری را بررسی کند، آن را به تأیید مدیر مالی ارسال کرده و سپس وضعیت نهایی را ثبت کند.
ایجاد یک اکشن سفارشی در Dynamics 365
ایجاد اکشن سفارشی یکی از مهمترین قابلیتهایی است که به شما اجازه میدهد منطقهای پیچیده تجاری خود را با ساختاری منظم پیادهسازی کنید. در این بخش، مراحل گام به گام ساخت یک اکشن سفارشی را بررسی میکنیم.
مراحل گام به گام ساخت اکشن در Power Platform
ورود به محیط Power Apps
ابتدا وارد محیط Power Apps شوید و به بخش «Solutions» بروید. در این قسمت میتوانید یک Solution جدید ایجاد کرده یا از یک Solution موجود استفاده نمایید.ایجاد یک اکشن جدید
از قسمت «New» گزینه «Process» را انتخاب کنید. در صفحه بازشده، نوع فرآیند را «Action» انتخاب کرده و یک نام مناسب برای آن تعیین کنید. همچنین، باید موجودیت موردنظر را مشخص نمایید، مگر اینکه بخواهید یک Global Action بسازید.تعریف گامهای فرآیند
پس از ساخت اکشن، وارد صفحه طراحی میشوید که میتوانید منطقهای خود را با استفاده از ابزارهای داخلی تعریف کنید. این گامها شامل شرطها (Conditions)، ارسال ایمیل، ایجاد رکورد، بروزرسانی دادهها و غیره میشود.ذخیره و انتشار (Publish)
پس از تکمیل طراحی، روی گزینه «Save and Close» کلیک کنید و سپس اکشن را Publish نمایید تا قابل استفاده باشد.
تعریف پارامترها (ورودی و خروجی)
یکی از قابلیتهای کلیدی در اکشنها، تعریف پارامترهای ورودی و خروجی است. این ویژگی باعث میشود اکشن شما مانند یک تابع برنامهنویسی عمل کند.
ورودیها (Input Parameters): میتوانید متغیرهایی مانند شماره مشتری، مبلغ پرداختی یا تاریخ مورد نظر را به عنوان ورودی دریافت کنید.
خروجیها (Output Parameters): پس از انجام عملیات درون اکشن، نتایجی مانند وضعیت تأیید، شماره رسید یا پیام خطا را به عنوان خروجی بازگردانید.
برای تعریف این پارامترها، کافی است هنگام ساخت اکشن به تب “Arguments” بروید و متغیرهای دلخواه را با نوع داده مشخص تعریف نمایید.
اتصال اکشن به مراحل فرآیند یا سایر موجودیتها
پس از ساخت اکشن، نوبت به استفاده از آن در سناریوهای واقعی میرسد. شما میتوانید اکشن را در موارد زیر استفاده کنید:
در Power Automate: بهراحتی میتوانید اکشنهای ساخته شده را به عنوان یک گام در Flow استفاده نمایید.
در Business Process Flow: برخی گامها میتوانند اجرای اکشن مشخصی را بهعنوان بخشی از فرآیند تجاری انجام دهند.
در JavaScript یا C#: توسعهدهندگان میتوانند اکشنها را از طریق Web API یا کدهای جاوااسکریپت فراخوانی کنند، که این امکان را میدهد اکشن به صورت real-time در فرمها یا عملیات سمت کاربر اجرا شود.
نحوه عملکرد اکشنها در بخش فرآیندها
یکی از مهمترین مزایای اکشنها این است که میتوان آنها را در دل فرآیندهای تجاری پیچیده جای داد و با استفاده از آنها عملیاتهایی را که معمولاً نیاز به چندین مرحله دارند، در یک اکشن واحد خلاصه کرد.
استفاده از اکشن در فرآیندهای تجاری (Business Process Flow)
در Business Process Flow (BPF)، اکشنها میتوانند بهعنوان یک گام مجزا تعریف شوند. این ویژگی به شما اجازه میدهد تا منطقهایی نظیر ارسال اطلاعات برای تأیید، بررسی وضعیت موجودی یا محاسبه تخفیف ویژه را به صورت خودکار اجرا کنید.
فرض کنید در فرآیند بررسی درخواست وام، نیاز دارید اطلاعات مشتری را با دیتابیس بیرونی چک کرده و نتیجه را در CRM ثبت کنید. این عملیات به راحتی با اجرای یک اکشن در یکی از مراحل BPF انجامپذیر است.
سناریوهای کاربردی و واقعی از استفاده اکشنها در Dynamics 365
اکشنها نه فقط در تئوری، بلکه در عمل هم نقش کلیدی در بهینهسازی فرآیندهای تجاری ایفا میکنند. در این بخش، چندین سناریوی واقعی را بررسی میکنیم که در آنها اکشنها به طرز قابلتوجهی بهرهوری و خودکارسازی عملیات را بهبود دادهاند.
سناریو فروش: ارسال پیشنهاد قیمت خودکار
فرض کنید تیم فروش شما بهطور منظم برای مشتریان پیشنهاد قیمت ارسال میکند. این فرآیند معمولاً شامل چند مرحله است:
بررسی موجودی کالا
محاسبه قیمت با تخفیفهای مرتبط
بررسی شرایط پرداخت
تولید فایل PDF
ارسال ایمیل با پیوست به مشتری
به جای انجام دستی هر یک از این مراحل، میتوان تمام این عملیات را در یک اکشن سفارشی پیادهسازی کرد. کاربر تنها با کلیک بر یک دکمه در فرم Opportunity، اکشن مربوطه را فراخوانی میکند. این اکشن تمام دادهها را بررسی کرده، قیمت را محاسبه، فایل را ایجاد و ایمیل را ارسال میکند. این یعنی صرفهجویی در زمان، کاهش خطا، و افزایش رضایت مشتری.
سناریو خدمات مشتری: بررسی وضعیت شکایت و بروزرسانی وضعیت
در تیم پشتیبانی مشتریان، پیگیری شکایات مشتریان فرآیندی پیچیده است. فرض کنید هر شکایت باید:
به تیم فنی ارجاع داده شود
طی ۲۴ ساعت بررسی شود
نتیجه بررسی ثبت و به مشتری اعلام شود
در اینجا نیز میتوان از اکشنها برای تسهیل روند استفاده کرد. یک اکشن سفارشی میتواند با دریافت شناسه شکایت، وضعیت آن را بررسی، زمانبندی پاسخ را تحلیل و در صورت لزوم، ایمیل هشدار برای مدیر ارسال کند. همچنین، همین اکشن میتواند وضعیت شکایت را بهروزرسانی کرده و گزارش فعالیت را به واحد مربوطه بفرستد.
ترکیب اکشن با امنیت مبتنی بر نقش (Role-Based Security)
یکی از نکات مهم در استفاده از اکشنها، امکان ترکیب آنها با امنیت مبتنی بر نقش است. برای مثال، فرض کنید تنها مدیر فروش اجازه دارد اکشن “افزایش سقف اعتبار مشتری” را اجرا کند. در طراحی اکشن میتوان بررسی کرد که آیا کاربر فعلی نقش “Sales Manager” را دارد یا خیر. در غیر این صورت، اکشن اجرا نمیشود و پیام خطا نشان داده میشود.
این سطح از کنترل باعث میشود هم امنیت سیستم حفظ شود و هم از سوءاستفادههای احتمالی جلوگیری گردد. ترکیب این کنترلها با دیگر ابزارهای امنیتی Dynamics 365 مثل Field Security و Business Units، امنیت همهجانبهای برای فرآیندها فراهم میسازد.
نتیجهگیری
اکشنها در Microsoft Dynamics 365 نه تنها ابزار قدرتمندی برای تعریف منطقهای پیچیده تجاری هستند، بلکه به عنوان پلی بین اجزای مختلف سیستم و حتی پلتفرمهای خارجی عمل میکنند. شما میتوانید از آنها در فرآیندهای فروش، خدمات مشتری، منابع انسانی و حتی تحلیلهای مالی استفاده کنید.
با استفاده از اکشنها، سازمانها قادر خواهند بود:
فرآیندها را یکپارچهسازی کنند
بهرهوری تیمها را افزایش دهند
از خطاهای انسانی جلوگیری نمایند
عملیات را خودکار و قابل ردیابی سازند
فرقی نمیکند که توسعهدهنده باشید یا تحلیلگر کسبوکار، اکشنها ابزاری ضروری برای هر نوع پروژه در Dynamics 365 هستند. توصیه ما این است که در طراحی هر سیستم جدید، از ابتدا به جای Workflow از اکشن استفاده کنید، چرا که آیندهنگری بهتری دارد.
سؤالات متداول (FAQs)
1. تفاوت اکشن و Workflow در Dynamics 365 چیست؟
اکشنها قابل فراخوانی از API، پلاگین و JavaScript هستند و از پارامترهای ورودی و خروجی پشتیبانی میکنند، اما Workflowها بیشتر برای اتوماسیون ساده استفاده میشوند.
2. آیا میتوان از اکشنها در Power Automate استفاده کرد؟
بله، اکشنهای تعریفشده در Dynamics 365 بهراحتی در Power Automate قابل استفاده هستند.
3. آیا اکشنها فقط بر روی موجودیت خاصی اجرا میشوند؟
خیر، شما میتوانید اکشنها را بهصورت Global نیز تعریف کنید که به موجودیت خاصی وابسته نباشند.
4. چطور میتوان اکشن را از طریق Web API اجرا کرد؟
با استفاده از متد Xrm.WebApi.online.execute در JavaScript یا ارسال درخواست POST به API مناسب در کدنویسی سرور میتوان اکشنها را اجرا کرد.
5. آیا اکشنها امکان بازگرداندن داده به کاربر را دارند؟
بله، میتوانید خروجیهایی مانند پیام، عدد، یا حتی مجموعهای از رکوردها را به عنوان نتیجه اجرای اکشن بازگردانید.